O Certificado Digital para MEI é um tema controverso, especialmente pelo fato de a legislação que trata sobre o tema não ser satisfatoriamente clara quanto à obrigatoriedade, ou não, dessa tecnologia.
Segundo o art. 110 da Resolução nº 140/2018, do Comitê Gestor do Simples Nacional, o MEI é dispensado de utilizar Certificação Digital para cumprimento de obrigações principais ou acessórias ou para recolhimento do FGTS. No entanto, o art. 111 traz que poderá ser exigido o uso de códigos de acesso para cumprimento das referidas obrigações.
Diante disso, muitas dúvidas surgiram a respeito da necessidade do Certificado Digital para o Microempreendedor Individual. Por isso, para ajudar você, preparamos este conteúdo abordando os principais aspectos e dúvidas sobre a Certificação Digital para MEI. Acompanhe!
O que é um Certificado Digital?
O Certificado Digital é um arquivo de identificação eletrônico que carrega uma série de informações pessoais do seu titular. Sua finalidade é servir como um RG digital, atestando com segurança e confiabilidade, em ambientes digitais, que o portador é realmente quem diz ser.
Em outras palavras, o Certificado Digital é a tecnologia responsável por permitir que qualquer pessoa, física ou jurídica, realize transações online com total segurança e validade jurídica, confirmando a sua identidade em sites, plataformas e aplicativos.
O Certificado Digital, como arquivo eletrônico que é, pode ser armazenado em diferentes dispositivos, a depender do seu tipo. A exemplo, é possível instalá-lo em um computador, em um Smartcard, em um Token ou até mesmo em um servidor na nuvem.
O Certificado Digital para MEI é mesmo obrigatório?
Como dito inicialmente, as normas que tratam do uso do Certificado Digital para MEI não são precisas ao definir a obrigatoriedade dessa tecnologia. Contudo, apesar das discussões e dúvidas que surgiram em relação a esse ponto, hoje é possível se afirmar que a obrigatoriedade do Certificado dependerá do tipo de atividade desenvolvida pelo MEI.
A regra geral é a de que o MEI não necessita de um Certificado Digital para cumprir as suas obrigações. Entretanto, quando o MEI atua prestando serviços para Pessoas Jurídicas, deverá emitir Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Nesse caso, o Certificado Digital é obrigatório.
A NF-e avulsa pode substituí-la sem o uso do Certificado Digital. Porém, você terá que solicitar cada nota na Secretaria da Fazenda do seu município. Portanto, para quem precisa emitir Notas Fiscais com frequência, é melhor ter o seu próprio Certificado Digital para facilitar o dia a dia, economizar tempo e otimizar seu negócio.
Outra situação que costuma exigir a Certificação é quando o MEI envia produtos para outro estado. Se a nota emitida não tiver sua autenticidade comprovada, as mercadorias podem ser apreendidas e a empresa multada.
Para ter certeza dos seus usos e obrigatoriedades, convém estudar a legislação estadual e municipal para garantir que a sua empresa esteja 100% de acordo com as leis.
Resumindo, há obrigatoriedade do Certificado Digital para MEI caso haja a necessidade de emissão de:
- NF-e: a Nota Fiscal Eletrônica substitui os modelos 1 e 1A, utilizados nas operações de venda e prestação de serviços, estando relacionada à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
- NFC-e: a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é emitida quando há venda de produtos, substituindo o tradicional cupom fiscal;
- NFS-e: a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica substitui a Declaração de Serviço, uma exigência do município e que está relacionada à cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS);
- NF-e Avulsa: a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica é gratuita e não exige Certificado Digital, mas depende de solicitação do MEI junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz) em seu estado ou município.
Por que é importante ter um Certificado Digital?
Em cenário empresarial em que o digital vem ganhando espaço e assumindo o lugar dos processos analógicos e tradicionais, investir em Certificação Digital, sem dúvida, se tornou um passo necessário para que o empresário consiga se alinhar aos novos padrões do mercado.
Nos últimos anos, é fácil notar o empenho dos Poderes Públicos para implementar metodologias inovadoras em seus processos, otimizando a relação do Fisco com os contribuintes e facilitando a transmissão de dados e informações às bases do governo, tudo isso a partir da Certificação Digital.
Ou seja, hoje, o Certificado Digital para MEI é uma ferramenta de otimização operacional importante. Primeiro porque permite o uso dos novos sistemas e plataformas do Governo, especialmente no que se refere ao cumprimento de obrigações. Segundo, porque permite o rompimento com metodologias tradicionais, lentas e burocráticas, as quais acabam por drenar a produtividade do empresário no dia a dia.
Quais são as vantagens para o empreendedor?
Na realidade do Microempreendedor Individual, o Certificado Digital é uma ferramenta que traz uma série de melhorias operacionais para a sua atuação. Inicialmente, um dos pontos que melhor demonstram a importância dessa tecnologia para o MEI é a redução do tempo de execução de tarefas cotidianas.
No entanto, existem outras vantagens que demonstram que investir em um Certificado Digital é uma ação bastante positiva para o MEI. Vejamos!
Vantagem competitiva
A Certificação Digital é uma vantagem competitiva e traz muito mais agilidade e segurança. Com ela, o empresário pode emitir notas fiscais eletrônicas, (como foi dito) sabendo que não haverá violações e alterações no seu conteúdo.
Em comparação com outros empresários que não utilizam o Certificado, aquele que dele faz uso acaba transparecendo um profissionalismo e uma confiabilidade muito maior ao seu cliente.
Redução de custos
O Certificado Digital é uma tecnologia cada dia mais utilizada para trazer uma roupagem mais moderna aos processos e atividades que dele dependem. Como reflexo, tem-se a digitalização dos serviços.
A exemplo, o Certificado Digital para MEI pode ser o primeiro passo para a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), um formato mais sustentável e que pouco depende do uso de papel e documentos de existência física.
Indo além, vale citar o potencial da tecnologia para minimizar o tempo gasto nos processos, centralizar informações e facilitar a organização e o armazenamento de dados. Tudo isso, sem dúvida, se converte em uma maior eficiência operacional e, consequentemente, em redução de custos.
Otimização da relação com o Fisco e demais órgãos públicos
Outro benefício importante é a abertura de um canal de comunicação com a Receita Federal, o que ajuda o empresário a recuperar dados, estar atualizado em questões tributárias, consultar informações e outras operações essenciais para quem deseja desenvolver seu negócio de forma regular.
Reforço da produtividade
Com o Certificado Digital, o MEI tem condições de migrar para o meio digital uma série de expedientes do seu dia a dia. Um exemplo claro disso é o processo de emissão de notas fiscais. Com o Certificado, não é necessário recorrer à emissão de notas avulsas, as quais dependem de solicitação individualizada e gastam um tempo muito maior.
No geral, a desburocratização de expedientes torna a rotina do MEI muito mais simples, permitindo que ele foque apenas em sua atividade principal e desenvolva seu negócio.
Como obter um Certificado Digital?
A obtenção do Certificado Digital para MEI é um processo extremamente simples. No caso da aquisição junto à Soluti, o procedimento é ainda mais fácil e ágil, podendo ser executado de forma online ou mediante o comparecimento em uma das unidades Soluti espalhadas por todo o Brasil.
Aquisição online
Para a compra online do Certificado, basta que o interessado sigas os seguintes passos:
- acessar a Loja Virtual Soluti;
- escolher o tipo do Certificado Digital e, no caso do A3, o prazo de validade e a mídia criptográfica desejada (Token ou Smartcard);
- preencher o cadastro, definir a forma de pagamento e agendar da validação presencial — o que pode ser feito online;
- finalizar o pedido;
- comparecer, na data e horário agendados, para apresentar os documentos originais e efetivar a conferência dos dados;
- após a confirmação, o Certificado será emitido e entregue em menos de 1 (uma) hora.
Aquisição presencial
Já para o caso da aquisição em uma unidade física da Soluti, o interessado deve:
- comparecer a uma das lojas da Rede Soluti;
- escolher o tipo do Certificado Digital e a mídia criptográfica desejada, caso opte pelo Certificado A3;
- efetuar o pagamento;
- apresentar os seus documentos originais, para a conferência dos dados;
- após a confirmação, o Certificado será emitido e entregue em menos de 1 (uma) hora.
É importante destacar que os consultores farão as verificações necessárias no site da Receita Federal e em outros, se necessário. Para não correr o risco desses sites estarem fora do ar, é recomendado levar os documentos necessários: Cartão CNPJ, espelho do CPF atualizado e Certificado da Condição de MEI.
Como a solução Bird ID é inovadora nesse processo?
Além dos Certificados Digitais do tipo A1 e A3, a Soluti também oferece o Certificado Digital em nuvem, uma tecnologia ainda mais simples de se adquirir e de se utilizar. Para tanto, a solução Bird ID, exclusividade Soluti, garante ao usuário total acesso ao Certificado Digital sem a necessidade de mídias físicas, como o Token ou Smartcard.
Com o Bird ID, o MEI tem a liberdade de utilizar seu Certificado a partir do seu smartphone, tablet ou qualquer outro dispositivo móvel habilitado. O aplicativo proprietário Bird ID também permite o gerenciamento do Certificado, mostrando onde e quando foi utilizado.
Além disso, outra grande vantagem do Bird ID é a sua flexibilidade. A exemplo, o MEI que não utiliza o Certificado com recorrência pode contratar um plano mais básico, o qual dá direito a menos transações.
Por outro lado, o MEI que depende do uso frequente do Certificado pode contratar um plano mais robusto, que dá direito a mais transações. Com isso, é possível equilibrar melhor os custos e suas necessidades.
Por fim, o Certificado Digital para MEI, no contexto atual, desponta como uma ferramenta praticamente indispensável. Hoje, essa tecnologia está associada ao que há de mais moderno, seguro e econômico em termos de transações digitais e utilizações de serviços via internet. Por essa e outras razões, investir nessa solução é dar um passo importante rumo à inovação.
Quer aprimorar sua atuação como MEI? A Soluti tem as alternativas ideais para ajudar você. Entre em contato conosco hoje mesmo e saiba mais!
