Cupom fiscal ou nota fiscal são documentos obrigatórios que empresas, escritórios de contabilidade e lojas precisam emitir no ato de uma compra ou ao prestar um serviço. Por isso, é fundamental entender as características e especificidades de cada um deles.
A diferença entre cupom fiscal e nota fiscal pode até não ser tão perceptível no início, mas existem pontos bastante distintos, que devem ser considerados com atenção. É por isso que preparamos este artigo sobre o tema.
Continue a leitura e entenda de vez por todas a diferença entre cupom fiscal e nota fiscal!
O que é cupom fiscal?
O cupom fiscal tem o objetivo de comprovar e documentar uma transação comercial feita entre consumidor e estabelecimento. Além da relevância para a comprovação da venda para clientes e vendedores, esse cupom também é fundamental para o fisco, uma vez que serve como base para a análise de pagamento de tributos e de impostos de produtos.
Emitido pelo ECF (Emissor de Cupom Fiscal), o documento conta com uma série de informações, como:
- dados da empresa;
- descrição da mercadoria;
- data e o horário da transação;
- valor total do produto;
- forma de pagamento.
Por ser muito importante para o fisco, o documento tem a sua emissão totalmente regulamentada por regras determinadas pela Secretaria de Estado da Fazenda. Dessa forma, a única maneira de um vendedor emitir o cupom dentro da lei é obedecendo as regras da SEFAZ, ou seja, usando um ECF (Emissor de Cupom) que seja homologado.
O que é nota fiscal?
A nota fiscal é um documento que só pode ser emitido a partir do sistema do estabelecimento. Nela, há a presença de todas as informações do cliente, do produto ou serviço e da empresa. O documento pode ser emitido de forma manual ou eletrônica.
Na nota fiscal constam todos os dados da transação comercial. A descrição vem totalmente detalhada, com informações como:
- valor pago;
- produto;
- tipo de negociação;
- data e horário de venda;
- informações indispensáveis do local;
- forma de pagamento;
- tributos incidentes na operação;
- informações do cliente;
- se aplicável, os dados da transportadora.
Há dois tipos de notas fiscais, a NFCe e a NFe. A NFCe comprova a venda ao cliente final. Já a NFe é responsável por comprovar a venda e a compra, auxiliando em situações de devolução, exportação e transferência de produtos.
Qual é a diferença entre nota fiscal e o cupom fiscal?
Confundir o cupom fiscal com a nota fiscal é um grande equívoco, uma vez que suas diferenças podem gerar grandes preocupações em longo prazo, tanto para aqueles que vendem quanto para os que compram um produto ou contratam um serviço.
Quando um item adquirido precisa ser trocado, normalmente ouve-se que é necessário apresentar a nota fiscal e não o cupom fiscal. Certo? Isso porque determinados estabelecimentos costumam não aceitar o cupom fiscal como comprovante de venda, devido ao fato de ele não apresentar todas as informações do produto, dos clientes e do estabelecimento.
Além disso, o cupom fiscal é bem mais fácil de ser fraudado, já que apresenta poucas informações. Na nota fiscal, há todos os dados, desde a chegada até a saída do produto do estabelecimento, o que proporciona maior segurança na transação.
Com a nota fiscal, a empresa é obrigada por lei a fazer a troca do produto com defeito ou sem remoção do lacre. Claro, dentro do prazo previsto. O Procon (Programa de Proteção e Defesa do Consumidor) sugere que empresas e consumidores exijam e entreguem a nota fiscal na hora da compra.
Qual a diferença entre eles e o Fisco?
Inicialmente, é preciso deixar claro que, para o Fisco, tanto o cupom como a nota fiscal têm a mesma importância. Além disso, o cupom fiscal tem a função de substituir a nota fiscal de venda ao consumidor modelo 2. Assim, ele é responsável por calcular o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) da venda de mercadorias ao consumidor.
O que são CF-e e NF-e?
É fundamental saber que os dois tipos de documentos, cupom fiscal e nota fiscal, já têm seus formatos eletrônicos. O Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) também são formas de registrar e comprovar as vendas, mas com o benefício de haver o arquivo em meio digital.
Há, no mercado, uma tendência para a migração para a tecnologia, o que favorece consumidores e empresários. Os gestores são beneficiados com a economia de custos de armazenamento e de arquivos papel. Por outro lado, as pessoas que compram têm a vantagem de receberem os comprovantes online, podendo acessá-los por qualquer dispositivo conectado.
Lembre-se de que é preciso ter um Certificado Digital para emitir a Nota Fiscal Eletrônica. Ele é associado ao CNPJ da empresa, no entanto, apresenta o CPF de quem vai utilizá-lo, não precisando ser o representante legal da empresa. Esse é o diferencial do Certificado NF-e: é possível escolher um funcionário da empresa para essa atribuição.
Quais são os benefícios da nota fiscal eletrônica?
Por se tratar de um documento fiscal mais completo, no qual mais informações a respeito da operação e sobre os envolvidos são inseridas, a nota fiscal eletrônica agrega uma série de vantagens tanto para quem compra quanto para quem vende. Confira, a seguir, alguns dos seus principais benefícios!
Aumento da confiabilidade entre cliente e estabelecimento
O primeiro ponto que merece destaque em relação às vantagens da nota fiscal eletrônica é a qualificação da imagem do negócio frente ao seu cliente. Na prática, como destacamos, a NF-e é um documento mais robusto e completo, que oferece muito mais segurança ao consumidor na hora da compra.
Além de comprovar que a empresa atua de forma regular perante o Fisco, recolhendo os seus tributos e comunicando as suas operações, a nota fiscal também reforça a relação da empresa com o cliente caso este necessite fazer a troca da mercadoria. Como na NF-e os dados do produto e da transação estão completos, o processo de troca/devolução é muito mais simples e ágil.
Reforço na produtividade do negócio
Outra vantagem de extrema relevância da nota fiscal eletrônica é a sua capacidade de otimizar a produtividade de uma empresa, sobretudo em seus processos fiscais e contábeis. Como se sabe, a contabilidade é uma tarefa técnica, que muitas vezes exige a reunião de inúmeros documentos, informações, números e registros de transações.
No entanto, quando a empresa opta por utilizar processos manuais, mais pautados em arquivos físicos, a gestão contábil se torna algo muito mais desafiador, pois se abre margem para extravios de documentos. Por outro lado, quando se investe em modelos mais modernos e informatizados, a tendência é que os processos se tornem mais simples, ágeis e livres de erros.
No entanto, quando a empresa opta por utilizar processos manuais, mais pautados em arquivos físicos, a gestão contábil se torna muito mais desafiadora, pois se abre margem para extravios de documentos, erros de compreensão e de cálculo e muitos outros problemas.
Por outro lado, quando se investe em modelos mais modernos e informatizados, a tendência é que os processos se tornem mais simples, ágeis e livres de erros. No caso da NF-e, a lógica não é diferente. Por se tratar de um formato mais moderno e com forte apelo pela automatização de expedientes, a empresa tem um grande ganho de produtividade.
O uso de softwares para gerenciar a emissão das notas e organizar os dados de transação, por exemplo, elimina gargalos na contabilidade da empresa, pois é possível depender menos de colaboradores.
Redução de custos
A NF-e tem como uma das suas grandes vantagens a eliminação da necessidade de uso de papel e impressões. O modelo pode ter existência apenas digital, sendo transmitida sem a necessidade de uma via física, como é comum em relação aos cupons fiscais.
Por essa razão, o modelo já gera uma certa economia para o negócio, uma vez que são eliminados custos com impressões, papel e armazenamento físico desses documentos. Além disso, ainda é preciso considerar que a NF-e tem um processo de emissão simplificado, executado por sistemas informatizados. Fato esse que reduz a necessidade de profissionais específicos para essa atividade.
Com um processo digitalizado e automatizado, o próprio sistema encaminha os documentos aos consumidores no momento em que a empresa desejar, sem grandes custos ou burocracia.
Melhoria no controle fiscal
Por estar atrelada a softwares e sistemas informatizados, o modelo de nota fiscal eletrônica garante aos negócios um controle muito mais rígidos sobre os seus expedientes fiscais e contábeis. O nível de automatização que se pode imprimir com a NF-e, por exemplo, reduz a probabilidade de erros no lançamento de dados, além de minimizar a probabilidade de omissões de transações.
Além disso, o acervo documental passa a ser gerenciado de forma digital e automatizada, o que otimiza a visibilidade dos gestores a partir de registros mais bem organizados, fortalecendo diretamente a qualidade da gestão fiscal do negócio.
Diminuição dos riscos de sonegação fiscal
Como reflexo do tópico anterior, pode-se afirmar que a nota fiscal eletrônica é um formato muito mais seguro do ponto de vista do registro das informações. Em razão da automatização do processo de emissão das notas e comunicação em tempo real dos dados de transações, a empresa consegue minimizar os riscos de erros fiscais e, consequentemente, de incorrer em alguma modalidade de sonegação fiscal.
Como funciona o Certificado Digital para emissão da NF-e?
Como vimos, a nota fiscal eletrônica é capaz de somar uma série de vantagens para os negócios. No entanto, para se utilizar esse padrão, emitindo o documento de forma regular, é indispensável a utilização de um Certificado Digital.
A dúvida que costuma surgir nesse momento é sobre qual tipo de Certificado Digital é necessário para a emissão da NF-e. Seria um e-CNPJ ou um Certificado para NF-e? Inicialmente, é preciso entender que esses dois Certificados são basicamente o mesmo, produzidos sob o mesmo padrão. O que muda, de forma resumida, é que o e-CNPJ traz mais possibilidades, além da simples emissão de NF-e.
Fazendo uma diferenciação mais técnica, outro ponto que distingue o e-CNPJ do Certificado para NF-e é o preenchimento das informações presentes no Termo de Titularidade e Responsabilidade do Certificado Digital. No caso do e-CNPJ, são inseridos os dados do Representante Legal e do Responsável pelo uso de forma idêntica, ou seja, os mesmos dados informados para designar o Representante Legal são lançados para identificar o Responsável pelo Uso.
No Certificado Digital dito NF-e, os dados do Responsável pelo uso são diferentes daqueles informados para o Representante Legal. Desse modo, é possível especificar quem fará o uso do referido Certificado — o que é essencial, por exemplo, quando a empresa necessita emitir notas em diferentes localidades.
Assim, além de sua função básica, que é a de identificar quem é o responsável pela operação informada na NF-e, o Certificado Digital para NF-e também permite que a empresa tenha mais de um Certificado credenciado para o faturamento, atendendo com eficiência altos volumes de emissão.
Entretanto, em razão do nível de aplicação desse Certificado, não é possível acessar o e-CAC da Receita Federal ou o Conectividade Social (FGTS), por exemplo, o que só é possível a partir de um Certificado Digital e-CNPJ.
O incentivo fiscal para emissão de nota é relevante?
Várias prefeituras e estados estão aderindo aos programas de incentivo para a emissão de nota, com o propósito de identificar empresas irregulares e combater a sonegação fiscal, o que é muito importante. Confira as capitais que apresentam esses projetos!
São Paulo
A prefeitura de São Paulo lançou o programa “Sua Nota Vale 1 milhão”, que faz um sorteio todos os meses de R$ 1 milhão para as pessoas que solicitarem o documento. O principal objetivo é que o valor chegue em R$ 2 milhões.
Belo Horizonte
O Programa conhecido como “BH NOTA 10”, criado pela prefeitura de Belo Horizonte, oferece o desconto de até 30% no IPTU àqueles que solicitarem a nota fiscal de serviço e não tiverem débitos com o órgão municipal.
Goiânia
O Programa Nota Fiscal Goiana foi lançado pelo governo do estado no ano de 2015 — e já bateu o recorde em quantidade de contribuintes a terem descontos no IPVA, que variam de 5% a 10%. Lembrando que além desse abatimento, os inscritos podem concorrer a prêmios em dinheiro todos os meses e ao prêmio extra de R$ 1 milhão em dezembro.
Rio de Janeiro
A “Nota Carioca” garante duas vantagens a quem contribui: desconto no IPTU de até 100% no mês de setembro de cada ano ou ainda o resgate dos créditos em dinheiro via depósito bancário.
Fortaleza
O programa “Nota Fortaleza” faz todos os meses um sorteio de 114 prêmios, totalizando um valor de R$130 mil. O programa é destinado às pessoas físicas que pedirem, com o CPF, a nota fiscal eletrônica de serviço.
Dessa forma, a cada R$30,00 acumulados, a participação no sorteio é permitida. É importante deixar claro que o cupom fiscal não é aceito para entrar no programa.
Como você viu, neste post tratamos das diferenças entre cupom fiscal e nota fiscal. Mas é preciso deixar claro que ambos os documentos apresentam a mesma função durante o processo de recolhimento de tributos e de impostos. Por isso, é necessário adotar um dos dois para que uma transação comercial seja concretizada de forma adequada e dentro das regras impostas pelo Fisco.
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