Diversificado, promissor e altamente demandado pelo mercado, o segmento contábil fornece uma série de possibilidades de atuação profissional aos que têm formação nessa área. A verdade é que cada vez mais os profissionais contábeis têm ganhado notoriedade, sendo vistos como elementos estratégicos dentro dos negócios. Com isso, hoje opções não faltam para quem deseja atuar no segmento. A exemplo, citamos alternativas como abrir um escritório de contabilidade.
Empreender no ramo da contabilidade é, sem dúvida, uma iniciativa bastante interessante para o contador, já que abrange o oferecimento de serviços variados, ampliando o leque mercadológico e o faturamento. Apesar da concorrência, o mercado da contabilidade ainda tem muito espaço para bons profissionais e empresas. Para isso, é preciso saber como abrir um escritório e como gerar bons diferenciais competitivos.
Neste post, vamos apresentar um passo a passo de como abrir um escritório de contabilidade bem-sucedido. Abordaremos o que se faz nesse tipo de estabelecimento, as exigências técnicas e legais para a abertura desse formato de negócio, os meios de atrair e fidelizar clientes, bem como dicas de administração de um escritório contábil.
Continue a leitura e confira o que preparamos para ajudar você!
O que um escritório de contabilidade faz
Um escritório de contabilidade tem, ao mesmo tempo, função administrativa e um papel gerencial e estratégico para aqueles que utilizam os seus serviços. Assim, esse tipo de negócio trata das questões contábeis e tributárias de uma empresa e presta outros tipos de serviço, como a otimização da gestão do fluxo de caixa, encontrando alternativas viáveis para cumprir a legislação fiscal de forma a ajudar a empresa a se sair beneficiada.
Entre as principais atribuições de um escritório de contabilidade com relação ao suporte a uma empresa estão:
- organização dos documentos necessários para o seu funcionamento;
- planejamento tributário;
- suporte técnico especializado acerca da legislação aplicável;
- orientação quanto ao cumprimento de obrigações tributárias específicas;
- administração das contas;
- consultoria;
- registro de históricos de todas as movimentações financeiras e fiscais do negócio.
A obtenção desse panorama financeiro relativo às atividades da empresa é fundamental para as suas ações futuras de controle e planejamento. Além disso, o profissional da área de contabilidade pode fornecer dados sobre o funcionamento dos departamentos de um negócio, contribuindo para que os gestores os conheçam melhor, sendo capazes de administrá-los com mais eficiência.
Como abrir um escritório de contabilidade
Do ponto de vista legal, para abrir um escritório de contabilidade, o profissional deve atenção a alguns pontos. É necessário providenciar o enquadramento na Entidade Sindical Patronal e fazer o registro da empresa nos seguintes locais:
- Junta Comercial;
- Secretaria da Receita Federal (para obter o CNPJ);
- Secretaria Estadual de Fazenda e prefeitura do município (com vistas a solicitar o alvará de funcionamento).
Vale lembrar que, hoje, em razão da digitalização dos serviços e o crescimento da aplicação da Certificação Digital, já é possível abrir uma empresa pela internet, bastando que se tenha um Certificado Digital válido padrão ICP-Brasil.
Algumas Juntas Comerciais dos estados já estão aptas a receber requerimentos, documentos e registros empresariais de maneira remota, facilitando bastante o procedimento de formalização dos negócios, a exemplo de um escritório de contabilidade.
Seguindo com o guia sobre como abrir um escritório de contabilidade, além dos pontos mencionados, existem outros passos obrigatórios. São eles:
- cadastramento da empresa perante a Caixa Econômica Federal no sistema “Conectividade Social – INSS/FGTS”;
- obtenção de licença de funcionamento junto ao Corpo de Bombeiros;
- registro do escritório no Conselho Regional de Contabilidade;
- realização da consulta de local, emissão de certidões e retirada de alvará de funcionamento na prefeitura.
Em termos de estrutura de funcionamento, é recomendável que um escritório contábil seja bem localizado na cidade e tenha os seguintes departamentos básicos:
- arquivo;
- escrita fiscal;
- recursos humanos;
- contabilidade;
- sala do contador.
É interessante que cada uma dessas subáreas esteja alocada em uma sala específica, para facilitar o trabalho dos profissionais e otimizar a organização dos espaços.
Dicas para administrar um escritório contábil
Como qualquer formato de negócio, um escritório de contabilidade precisa ser gerenciado de forma eficiente e estratégica. Em um mercado altamente competitivo como esse, não há margem para erros ou falta de profissionalismo. Por isso, é fundamental adotar a postura correta, atuando de forma organizada, profissional e diferenciada.
Para ajudar, listamos algumas boas práticas que devem ser adotadas na administração do escritório. Vejamos!
Defina estratégias
Antes de iniciar os trabalhos contábeis, é preciso definir a missão, os objetivos e os valores do escritório, de modo a estabelecer as suas estratégias de ação para colocá-los em prática. Além de ser fundamental para a administração do negócio, essa definição passa credibilidade e confiança aos clientes, que veem o escritório como uma empresa bem organizada e com propósitos delineados.
Use a tecnologia
Na era das tecnologias, é fundamental utilizá-las em favor da eficiência da administração do escritório. Os sistemas informatizados, por exemplo, ajudam no processamento de dados dos clientes, além de evitarem erros e pouparem tempo dos profissionais. Também são mais seguros e permitem o compartilhamento de informações em tempo real, aumentando a produtividade.
Outra ferramenta indispensável para o escritório é o Dropbox, que possibilita o arquivamento de documentos em nuvem, os quais podem ser compartilhados com usuários autorizados e acessados de forma remota. Já o uso de Certificados Digitais proporcionam mais agilidade, praticidade e segurança no despacho de documentos.
Ofereça atendimento de qualidade
Um dos mais importantes investimentos na administração de um escritório contábil é a capacitação dos seus profissionais, resultando em atendimento de qualidade aos clientes. A prestação de serviços com excelência satisfaz a clientela ao mesmo tempo em que otimiza a gestão do escritório, que não precisa consertar erros técnicos ou refazer trabalhos.
Cultive bons clientes
A administração de um escritório de contabilidade passa também pelo manejo adequado da clientela. É fundamental que sejam estabelecidos relacionamentos baseados na ética, no respeito e no profissionalismo, o que inclui o sigilo total de dados. Essas ações ajudam o escritório a manter os clientes e ainda reforçam a boa imagem da empresa.
Como montar um plano de negócios
O plano de negócios é uma das etapas mais importantes para quem deseja empreender e aumentar a probabilidade de sucesso do seu negócio. Essa é a ferramenta de gestão responsável por traçar um roteiro a ser seguido pela empresa, considerando os objetivos, as limitações, os desafios e os recursos que se tem à disposição.
Com o plano de negócios, tudo se torna mais palpável, objetivo e claro para o empreendedor. De forma estratégica, é possível antecipar riscos, explorar oportunidades e estabelecer quais caminhos devem ser seguidos para que o escritório se desenvolva da melhor maneira possível.
Por se tratar de um expediente técnico, típico da gestão, o plano de negócios precisa ser elaborado com precisão. Alguns elementos não podem faltar nesse documento, pois, como dito, ele é determinante para a trajetória de sucesso da empresa. Por isso, destacamos algumas dicas de como estruturar esse plano. Acompanhe!
Estabeleça a missão e os valores do seu negócio
Toda empresa de sucesso precisa ter, de forma clara, os valores com os quais se identifica e nos quais apoia suas atividades. Por isso, uma das bases do plano de negócios é justamente definir quais valores podem ser eleitos como fundamentais para o seu escritório.
A exemplo, destacamos a importância de atributos como transparência, respeito, ética e profissionalismo. Esses certamente são elementos indispensáveis em qualquer área de atuação. Além disso, somada aos valores, deve-se estabelecer a missão da empresa.
Nesse ponto, é necessário definir a razão pela qual a empresa existe, ou seja, qual é a motivação das suas atividades, o seu foco de atuação.
Defina um público-alvo
O mercado da contabilidade é bastante amplo e diversificado, ao mesmo tempo em que é altamente competitivo. Em meio a essa realidade, cada vez mais se exige especialização e diferenciais dos profissionais e empresas que atuam no mercado, de modo a se ganhar a confiança e o respeito do público certo.
Assim, outra ação elementar para a estruturação de um plano de negócios é definir o público-alvo com o qual se pretende relacionar. Essa segmentação é essencial para se ajustar, por exemplo, o tipo de abordagem da empresa, os serviços oferecidos, o tipo de atendimento ofertado e até o formato da equipe de colaboradores.
Por exemplo, escritórios de contabilidade com foco no atendimento a pessoas jurídicas precisam estar em dia com as normas, regulamentações e boas práticas relacionadas à contabilidade desse setor.
Organize os investimentos
Pouco ou muito, todo empreendimento requer investimentos para que saia do campo das ideias e se torne realidade. No entanto, como o capital na maior parte das vezes é restrito, é fundamental saber utilizá-lo, alocando-o nos pontos estratégicos da empresa. Essa lógica também se aplica ao escritório de contabilidade.
Assim, o plano de negócios também precisa conter informações suficientemente descritivas e claras de como os investimentos serão feitos. No plano, pode-se estabelecer percentuais de investimento, levando em consideração as prioridades e particularidades da empresa. A exemplo, é possível delimitar os investimentos em infraestrutura, tecnologia, recursos humanos, pontos chave para o desenvolvimento de um escritório contábil.
3 formas eficazes para montar um time de sucesso
Não há qualquer dúvida de que o capital humano seja o principal elemento dentro de um escritório. Basta considerar que grande parte das atividades é executada por pessoas, inclusive o atendimento ao cliente. Logo, é essencial que o escritório conte com um corpo de profissionais eficiente e qualificado, pronto para prestar o melhor serviços.
Montar uma equipe de sucesso nem sempre é fácil. Por isso, listamos 3 dicas que podem facilitar essa tarefa. Confira!
1. Conheça a sua empresa e a cultura organizacional
Um dos principais quesitos que se deve levar em consideração na hora de montar uma equipe de profissionais é o seu nível de alinhamento com os objetivos, valores, missão e cultura organizacional da empresa.
Ou seja, é preciso que cada colaborador seja aderente e compatível com esses atributos. Assim, ao proceder com o recrutamento e seleção dos profissionais, é fundamental ter conhecimento sobre a missão, valores e cultura que se pretende desenvolver no escritório, buscando profissionais que sejam capazes de contribuir.
2. Descreva a vaga nos mínimos detalhes
A descrição da vaga, apesar de ser algo simples, é um fator determinante para uma boa seleção de profissionais. Por isso, a recomendação é sempre estudar as competências e habilidades necessárias à função a ser preenchida, descrevendo-as de forma clara e detalhada os principais pontos.
Esse afunilamento é essencial para a identificação de profissionais que realmente sejam compatíveis com aquilo que a sua empresa precisa e espera. Lembre-se: quanto mais eficiente for essa seleção, maior é a probabilidade de se montar uma equipe de sucesso.
3. Faça as perguntas certas na entrevista
Batendo na tecla do recrutamento e seleção mais uma vez, destacamos a importância da entrevista com o candidato. Essa é a oportunidade que você tem para conhecer melhor o profissional, suas habilidades e o seu perfil, confirmando se elas estão realmente alinhadas às necessidades do escritório.
Então, é muito importante que se saiba fazer as perguntas certas, de modo que se consiga identificar a postura do candidato, suas características profissionais, nível de motivação, proatividade, capacidade de trabalhar em equipe e de tomar as decisões certas.
O ideal é que a entrevista seja conduzida de forma mais leve. Assim fica mais fácil conseguir respostas espontâneas e fluir com o diálogo. Além disso, é preciso dar espaço para que o candidato fale, exponha suas pretensões profissionais, suas necessidades e sua forma de agir em determinadas situações. Sendo assim, evite perguntas muito fechadas, como as que podem ser respondidas com um simples “sim” ou “não”.
Como atrair e fidelizar clientes
Os clientes são a base do sucesso de qualquer negócio. Por isso, toda e qualquer ação deve priorizar a sua experiência, garantindo mais satisfação e um maior potencial de fidelização. A seguir, reunimos algumas orientações que podem contribuir nesse sentido. Acompanhe!
Estude o público-alvo
O primeiro passo para atrair e conquistar uma clientela é conhecê-la bem para que possam ser prestados serviços direcionados. Por isso, vale a pena que o escritório faça uma pesquisa de mercado para saber quais possíveis clientes ele poderá ter. Isso inclui conhecer a fundo as empresas instaladas na região, seus segmentos de atuação e tipos de estrutura funcional.
Crie uma identidade visual
Uma estratégia para atrair clientes é chamar a atenção para a marca do escritório, o que ajuda a empresa contábil a se diferenciar dos concorrentes no mercado. Dessa maneira, a criação de uma identidade visual para o negócio é essencial para que ele seja conhecido e reconhecido. Com um logotipo criativo, o escritório se destaca visualmente, levando as pessoas a notarem a marca.
Desenvolva programas de fidelização
Depois de atrair os clientes, é preciso fidelizá-los. Além da prestação contínua de serviços de qualidade, uma forma de alcançar isso é por meio da criação de programas de fidelização. São algumas das alternativas possíveis o estabelecimento de descontos progressivos com o passar do tempo, o fornecimento de brindes e a prestação de consultorias gratuitas.
Estabeleça parcerias
Outra forma eficiente de atrair e fidelizar clientes é por meio do estabelecimento de parcerias. Esse tipo de interação corporativa permite que empresas parceiras indiquem potenciais consumidores umas as outras e, ao mesmo tempo, se beneficiem dos serviços oferecidos por elas. Sem dúvida, essa é uma maneira de crescer no mercado, operando em conjunto com empresas já consolidadas e de renome, o que dá mais credibilidade ao seu negócio.
Como mostramos ao longo do post, abrir escritório de contabilidade demanda planejamento, organização, competência técnica, além de uma boa dose de empreendedorismo. Com a devida estruturação do seu negócio, você tem tudo para para ser bem-sucedido nesse segmento de atuação, principalmente, ao levarmos em conta a necessidade que o mundo corporativo tem dos serviços prestados por um contador.
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