Em razão dos acordos comerciais, transações e outras relações que envolvem diferentes empresas, clientes e fornecedores, a gestão do ciclo de vida de contratos desponta como uma ação indispensável para a boa documentação e organização das relações travadas por uma companhia.
Há uma série de boas práticas envolvendo essa gestão de contratos, sobretudo quando a empresa lida com um alto volume de negociações, gerando inúmeros documentos.
No entanto, a gestão do ciclo de vida de contratos vai além da simples organização e controle deles. Na realidade, essa é uma medida estratégica que impacta também os custos, vantagens e qualificação das relações comerciais da empresa ao longo das suas atividades.
Dada a grande relevância desse tema, preparamos este rico artigo para mostrar a você o que é e como melhorar a gestão dos seus contratos. Continue a leitura e aprenda a qualificar essa tarefa na sua empresa!
O que é a gestão do ciclo de vida dos contratos?
Essa gestão diz respeito ao conjunto de práticas voltadas ao acompanhamento das obrigações contratuais travadas pela empresa. Em termos mais operacionais, ela tem como objetivo monitorar ativamente todo o ciclo de vida de um contrato — o que engloba as fases de criação, execução e extinção.
Assim, a gestão do ciclo de vida dos contratos vai além da parte operacional, cuidando, também, da parte estratégica, ligada ao atingimento de metas e ao nível de serviços estipulados. Dessa forma, a empresa que imprime uma gestão robusta e eficiente consegue acompanhar suas relações comerciais, otimizando aspectos técnicos e financeiros de forma a manter o equilíbrio nas contratações em diferentes situações.
De maneira direta, a gestão do ciclo de vida dos contratos é de suma relevância para:
- manter a qualidade das entregas contratadas;
- estabelecer relações mais vantajosas, do ponto de vista econômico e operacional;
- evitar o descumprimento de termos e a ocorrência de multas e outras penalidades;
- visão mais ampla e cuidadosa da gestão comercial da empresa.
O que é preciso para se estabelecer uma boa gestão dos contratos?
Como dito, uma gestão eficiente passa por uma série de boas práticas. Assim, a empresa precisa compor uma cultura interna já pensada para o monitoramento dos seus contratos durante todo o seu ciclo de vida, o qual passa pelas seguintes fases:
- pré-contratação: fase em que se define o objeto do contrato com base nas necessidades da empresa;
- contratação: é a fase de materialização do contrato, momento em que é feita a negociação e formalização do documento;
- pré-execução: aqui, assina-se o contrato e, em seguida, dá-se início a sua execução, com atividades como a contratação de pessoal, alocação do espaço para as atividades, compra de insumos e matéria-prima e afins;
- execução: nesta fase, além da entrega do objeto, é realizado o acompanhamento das etapas, com a verificação de pagamentos, realização de aditivos e outras tarefas administrativas;
- encerramento: é a última fase do contrato, ocorre em data já estabelecida — quando é o caso — e não há renovação. Nessa fase, todos os aspectos do contrato são verificados, de modo a se ter certeza de que ele foi integralmente cumprido.
A seguir, listamos algumas práticas estratégicas que podem contribuir para a otimização de todos as etapas listadas. Confira!
Draft
É uma espécie de esboço do contrato feito na pré-contratação. Essa é uma medida importante, pois já dá os contornos daquilo que será firmado, evitando que pontos essenciais deixem de ser contemplados no documento final.
Assim, na hora de elaborar o draft, é fundamental ser minucioso, detalhando cada elemento do contrato, como objetivo, forma e momento de entrega e os requisitos técnicos, jurídicos e financeiros necessários para o correto fechamento.
Negociação
Certamente, é uma das etapas mais importantes do ciclo de vida de um contrato. Aqui, é necessário estabelecer uma comunicação eficiente entre as partes, de modo que os termos sejam profundamente debatidos e formulados em conformidade com a vontade e necessidade dos contratantes, bem como com as normas jurídicas que regulam esse tipo de relação.
Armazenamento
Outro ponto essencial no ciclo de vida de contratos é o armazenamento. Essa é uma tarefa que deve ser executada pelo setor administrativo, o qual se encarrega de compilar e guardar todos os documentos de maneira sistematizada, para facilitar o posterior acesso e controle.
Hoje, devido à digitalização dos serviços, os documentos em formato digital têm se tornado um padrão comum nas empresas, sobretudo com o uso do Certificado Digital e da assinatura eletrônica em plataformas especializadas.
Uma dessas plataformas é o Assine Online, com ele é possível assinar e enviar e receber documentos com rapidez e praticidade, eliminando a burocracia existente no envio por via postal, por exemplo. Com essa plataforma seus documentos são assinados de forma rápida e simplificada. Assim, pode aproveitar toda a segurança da plataforma com a praticidade de uma ferramenta pronta para maximizar a sua gestão de documentos.
Outra alternativa para melhorar o armazenamento dos contratos pode ser migrar para o formato digital e utilizar a computação em nuvem — o que é muito mais seguro, econômico e ágil —, tornando a gestão mais simplificada e moderna.
Ajustes
Os contratos não são negociações estanques; pelo contrário, devem ser dinâmicas e atender à vontade e à necessidade das partes ao longo da sua vigência. Por isso, a depender da situação, pode ser necessário realizar ajustes no documento e nos seus termos, de forma a manter o equilíbrio entre as partes.
No entanto, os envolvidos em uma contratação só identificarão desajustes nos contratos se for feita uma gestão contínua, na qual se avalia se as condições de cada acordo permanecem justas e vantajosas para ambos ao longo da sua validade. Essa é uma parte importante da gestão, que não pode ser omitida.
Qual a importância da gestão do ciclo de vida dos contratos?
A criação de parcerias estratégicas é, sem dúvida, um dos pilares para o sucesso empresarial. Nesse sentido, a gestão de contratos tem um impacto decisivo, pois ajuda empresas a se relacionarem melhor com parceiros, fornecedores e clientes, estabelecendo negociações mais rígidas e bem documentadas.
Esse rigor trazido pela gestão dos contratos é a base para transações mais equilibradas, justas e livres de erros e, no pior dos casos, das fraudes. Isso, porque tudo de mais importante relacionado aos contratos e negociações é gerenciado de forma ativa, assegurando o cumprimento preciso dos seus termos não só no momento da assinatura, mas ao longo de todo o período em que permanece eficaz.
Assim sendo, existem, pelo menos, três pontos principais que reforçam a importância da gestão do ciclo de vida dos contratos:
- ajuda a assegurar que o contrato seja cumprindo conforme estabelecido, durante toda a sua existência;
- reforça o controle dos níveis de serviço, prazos, renovações e outras ocorrências importantes para manter a boa relação da empresa com seus parceiros;
- monitora e gerencia com maior precisão e visibilidade os riscos financeiros envolvidos nas negociações.
Uma das funções do contrato é ser suficientemente descritivo a ponto de trazer os detalhes específicos das transações comerciais, garantindo mais segurança para quem compra e para quem fornece.
Contudo, como as relações contratuais tendem a se prolongar no tempo, é preciso gerenciar as mudanças internas e externas, como alterações de preços e condições de pagamento, multas, período de renovação automática, além dos riscos envolvidos. Justamente por isso, a gestão é tão importante e estratégica para a saúde financeira e operacional de uma empresa.
Por fim, como vimos, a gestão do ciclo de vida dos contratos é uma tarefa indispensável para empresas que desejam firmar parcerias e acordos mais duradouros, seguros e justos. Essa gestão é a base para o acompanhamento das responsabilidades e direitos de cada uma das partes, assegurando o cumprimento adequado de cada etapa, além da manutenção do equilíbrio durante a vigência do contrato.
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