O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), trazido pelo Decreto nº 6.022/2007, é considerado a “pedra fundamental” rumo à Contabilidade 4.0, imprescindível para o fim dos formulários físicos e prestações de contas presenciais ao Fisco. Seus dois grandes subsistemas — ECD (Escrituração Contábil Digital) e ECF (Escrituração Contábil Fiscal) —, entretanto, não são tão simples assim, exigindo atenção do contador. Você está atualizado, por exemplo, com as mudanças da ECD 2020?
O “Manual de Orientação para Escrituração Contábil Digital” deste ano (chamado “Leiaute 8”) trouxe novidades ao preenchimento, como novos campos, alterações no Bloco C e aumento do limite de doações permitidas para desobrigar-se à entrega da ECD 2020. É preciso atentar-se também aos prazos e à conformidade com as informações prestadas no ano anterior.
Em outras palavras, embora tenha vindo para facilitar, não dá para preencher os campos da ECD sem compreender as sutilezas do sistema e as inovações de cada ano. Pensando nessa necessidade, preparamos estas dicas sobre uma entrega sem complicações da ECD 2020! Pronto(a)? Então vamos lá!
1. Entenda efetivamente o que é ECD e o que ela está substituindo
Não há como conduzir um automóvel sem conhecer seu painel de controle, isto é, suas chances de incorrer em inconsistências serão tão maiores quanto for sua incompreensão sobre o que é ECD e seu papel na gestão fiscal brasileira.
A ECD é um sistema pertencente ao SPED e tem como finalidade a substituição da escrituração em papel do Livro Diário, Livro Razão, Livros de balancetes e balanços, além de suas escriturações auxiliares.
Não se confunde com a ECF, implantada para substituir a DIPJ (Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Jurídica). A ECF apresenta informações sobre todas as transações que influenciam a composição da base de cálculo do IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) e CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).
2. Atente-se à obrigatoriedade da ECD 2020
Uma vez que você saiba o que é ECD, é preciso entender, de fato, quem está obrigado a entregar a ECD 2020.
De acordo com o art. 3º da IN RFB nº 1.774/2017, devem entregar a ECD todas as empresas obrigadas a permanecer com escrituração contábil, inclusive as imunes, equiparadas e isentas (todas as empresas, exceto as que listaremos mais a frente).
As Sociedades em Conta de Participação (SCP), quando enquadradas na obrigatoriedade de entregar ECD, devem apresentá-la em livro próprio. As empresas desobrigadas à ECD 2020 podem entregá-la de forma facultativa, no intuito de atender ao art. 1.179 do Código Civil (obrigação de ter algum sistema de escrituração, ainda que manual).
Você viu que a regra geral é a obrigação de entregar a ECD 2020, especialmente a quem é tributado pelo lucro real. Agora vamos às exceções. Não precisam entregar ECD 2020:
- optantes pelo Simples Nacional;
- órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
- pessoas jurídicas sem atividade (aquelas que não tiveram qualquer atividade durante o ano-calendário);
- pessoas jurídicas imunes e isentas que movimentaram até R$ 4,8 milhões no ano-calendário (aqui incluem-se receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios etc.);
- empresas tributadas pelo lucro presumido que tenham optado por manter Livro Caixa.
As empresas tributadas pelo lucro presumido que distribuíram, a título de lucros, uma parcela dos dividendos ou lucros em valor maior que a base de cálculo do imposto (já reduzidos aqui todos os impostos/contribuições devidos) devem entregar a ECD 2020. O mesmo se aplica às Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) que receberam aportes de capital no ano-calendário.
As empresas do setor de construção civil dispensadas de apresentar a EFD ICMS/IPI devem entregar o livro “Registro de Inventário” na ECD, como um livro auxiliar.
Se você é tributado pelo lucro real ou não se encontra na lista de exceções, será preciso apresentar a ECD 2020.
3. Fique de olho no prazo de entrega
Uma vez que você já sabe do que se trata e descobriu se precisa entregar essa obrigação contábil, é necessário estar alinhado ao prazo de entrega da ECD 2020.
A ECD deve ser entregue por meio do sistema SPED até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao que ela se refere (para 2020, o prazo máximo é, portanto, até às 23h59 de 29 de maio, referente a 2019).
A exceção aqui é para os casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação. Nessas condições, temos duas situações:
- se esses eventos ocorreram entre janeiro e abril, o prazo para entrega da ECD será até o último dia útil do mês de maio do ano de ocorrência;
- se esses eventos aconteceram entre maio e dezembro, o prazo para entrega da ECD será até o último dia útil do mês seguinte ao evento.
A obrigação de entrega, em tais casos, é da pessoa jurídica extinta, alvo da cisão, fusionada e incorporada.
4. Cuidado com a incompatibilidade de informações nas fichas
Existem algumas formas de escrituração na ECD 2020:
- G – Diário Geral (completo, sem escrituração auxiliar);
- R – Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar);
- A – Diário Auxiliar;
- Z – Razão Auxiliar;
- B – Livro de Balancetes Diários e Balanços.
Perceba que algumas dessas formas são gerais, englobando as demais (caso das escriturações G, R e B). Desse modo, se você optou por inserir os dados da escrituração G, não pode apresentar dados na escrituração R e B.
Ou seja, as formas G, R e B não podem coexistir. Já o modelo G é completo, portanto, não pode coexistir com os livros auxiliares A e Z. Já os modelos R e B podem coexistir com os auxiliares A e Z.
5. Preste atenção às novidades de escrituração para 2020
Na ECD 2020, foram criados 3 novos campos no registro 000:
- Campo 1 — flexibilidade para realizar escriturações centralizadas e descentralizadas;
- Campo 2 — alteração de plano de contas;
- Campo 3 — código do plano referencial.
Houve também mudanças no Bloco C: agora, as informações podem ser recuperadas da ECD anterior. Já o registro “J150” volta às suas duas colunas de valores (como era originalmente), com novos campos para identificar e ordenar linhas de agrupamentos e subtotais.
6. Gere o arquivo digital para transmissão das informações
O arquivo digital gerado é necessariamente submetido ao PGE (programa gerador) do SPED Contábil para validação, assinatura por Certificação Digital, transmissão e visualização do relatório.
O arquivo transmitido ao PGE deve ser gravado no formato texto, codificado em ASCII — ISO 8859-1 (Latin-1), não podendo haver campos compactados ou qualquer outro modo de codificação de texto.
O termo de autenticação da ECD 2020 é o próprio recibo de entrega gerado pelo programa no momento da transmissão dos dados à Receita Federal.
7. Certifique-se da necessidade de assinatura do contador
O registro “J930” relaciona os signatários da escrituração; já o registro “J932” identifica os subscritores do termo de verificação. A assinatura da ECD deve ter, obrigatoriamente, duas assinaturas:
- a de um contador/contabilista (código 900);
- a de um responsável pela assinatura da ECD (se e-CNPJ, código 001, se representante da empresa, qualquer código, exceto 900, 910 e 920).
Enquanto o contador usa um e-CPF para fazer sua autenticação na ECD 2020, o responsável da empresa pode chancelar as fichas por um e-CNPJ ou um e-CPF (caso corresponda ao representante legal da empresa ou ao procurador eletrônico constante nos registros da Receita Federal).
Em caso de uso do e-CPF para autenticação por parte do representante legal, todos os demais membros do contrato social devem apor também suas assinaturas digitais. Essas assinaturas podem ser emitidas por um Certificado Digital do tipo A1 ou A3.
Caso tenha havido mudança de contador no meio do ano-calendário, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada um assine a parte que se refere aos seus meses como responsável técnico.
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