Cada vez mais a evolução dos meios e da tecnologia mostra que o formato digital para a execução de processos empresariais é o mais alinhado aos padrões e demandas atuais. A necessidade de se firmar relações remotamente, contratar e prestar serviços via internet, trocar dados e informações a partir de plataformas online, sem dúvida, é a tônica do mercado.
Nesse cenário de mudanças e uso crescente de ferramentas digitais, a Soluti, seguindo pelo caminho da inovação, coloca à disposição das empresas o Assine.Online, uma solução completa para assinatura eletrônica, cuja principal função é permitir aos negócios digitalizar seus processos, reduzir custos com papel e processos físicos e, principalmente, driblar a burocracia em certas atividades.
A seguir, explicamos melhor o funcionamento e as vantagens do Assine Online para que você tenha a certeza de que essa é a solução que a sua empresa precisa para abandonar de vez a burocracia e os custos que o papel e os processos físicos geram. Continue a leitura e aprenda como inovar na gestão de documentos do seu negócio!
O que é o Assine Online?
O Assine Online é a plataforma de assinaturas que promoverá a desburocratização da transformação digital para o seu negócio, e a revolução em assinaturas de contratos e documentos eletrônicos. Surpreendente, não é mesmo?
A proposta dessa solução é migrar todo o processo de assinatura e manuseio de documentos empresariais que necessitam de algum tipo de aval das partes para o meio digital, simplificando-o e dinamizando-o.
Assim, em outras palavras, com o Assine Online a empresa poderá abandonar de vez o papel, assinando documentos, formalizando contratos com seus clientes e parceiros, e registrando ações direto em uma plataforma online, que opera com base em documentos em formato digital.
Como essa solução funciona?
O Assine Online atualmente funciona a partir de dois módulos: um módulo de assinatura eletrônica e digital e outro módulo de assinatura presencial. O primeiro permite que o usuário suba o documento em PDF e mande para diversas pessoas assinarem. É possível também subir diversos documentos, enviar todos e permitir que os destinatários os assinem de uma só vez, em lote.
O segundo módulo, como dito, é de assinatura presencial. Ele permite que uma pessoa, a exemplo de um funcionário de uma empresa, envie um documento para um colega, a fim de que esse colete a assinatura presencialmente de um cliente, no momento da entrega de uma mercadoria, por exemplo.
Para registrar que de fato a mercadoria foi entregue, alguém da empresa sobe o documento no arquivo online e envia esse documento para o colega, que fará a entrega e registrará a assinatura do destinatário, concluindo o processo.
Quais são suas principais vantagens?
O Assine Online é uma plataforma pautada na inovação, sustentabilidade e eficiência. Assim, vantagens não faltam para mostrar que essa solução tem um grande potencial de otimização dentro da sua empresa, sobretudo no quesito produtividade e custos.
A seguir, listamos algumas das principais vantagens que o Assine Online agrega para os negócios, justificando cada centavo investido. Acompanhe!
Reduz custos
Nesse quesito, o Assine Online é capaz de gerar benefícios de diferentes formas. Muito mais do que minimizar os custos com papel e impressões, migrando os processos para o meio digital e eliminando grande parte dos documentos físicos, a ferramenta reduz os custos logísticos com o transporte de documentos e mobilização de profissionais para esse tipo de tarefa.
Reforça a rastreabilidade dos documentos
Outra vantagem direta do Assine Online é o reforço na rastreabilidade dos documentos. Com o apoio da solução, os arquivos assinados eletronicamente podem ser mais bem gerenciados, uma vez que ficam registradas todas as etapas do processo, dando aos gestores um panorama seguro do ciclo de vida de contratos, processos e afins.
Automatiza processos importantes
Nos padrões tradicionais, a assinatura de um documento acaba exigindo que ele passe pelas mãos de diferentes pessoas e em momentos distintos, o que torna o processo mais demorado e burocrático.
Por outro lado, com o Assine Online, é possível automatizar as etapas de envio de um documento, otimizando a circulação dele entre os agentes envolvidos. Dessa forma, além de não ser mais necessário encaminhar vias físicas de contratos, não é preciso se preocupar em encaminhá-las, uma a uma, às partes que vão assinar.
A exemplo, se forem necessárias as assinaturas de cinco pessoas — como geralmente é em contratos imobiliários, como de aluguel — a plataforma automatiza o envio, encaminhando o documento para cada signatário na ordem estabelecida, tão logo a assinatura é registrada.
Garante validade jurídica aos atos praticados
Todas as assinaturas feitas com o Assine Online atendem plenamente a Medida Provisória nº 2.200-2, conferindo total validade aos atos praticados a partir da ferramenta. Com isso, ela se destaca por ser uma das soluções antifraude mais confiáveis do mercado, operando junto à Certificação Digital.
Cada interação dos signatários provoca uma Assinatura Digital nos padrões da ICP Brasil, garantindo a autenticidade e validade das informações. Mesmo que o usuário não tenha um Certificado Digital, a operação é validada com o Certificado do próprio Assine Online, evitando qualquer questionamento quanto à integridade do documento.
O Assine Online é indicado para quem?
Com um forte apelo pela otimização de processos a partir da digitalização de expedientes comuns dentro das empresas, o Assine Online é uma solução democrática, atendendo bem a negócios de diferentes segmentos e de portes distintos.
No contexto das pequenas empresas, por exemplo, a ferramenta é extremamente eficaz na melhoria de processos de contratação, assinatura de contratos e manuseio de documentos. Nesses negócios, a redução de custos é um dos efeitos mais evidentes e, também, mais desejados.
No cenário das grandes empresas, o Assine Online já se aplica com um ideal mais amplo, pois além de minimizar custos operacionais com processos administrativos, contribui com a melhoria da performance da empresa. Nesse ponto, destaca-se a redução de tempo no fechamento de vendas, por exemplo, garantindo uma maior escalabilidade para as operações.
No mais, o Assine Online é indicado para todo e qualquer negócio que deseja inovar, levar a tecnologia para dentro do seu ambiente, automatizando tarefas repetitivas, como o fechamento de vendas e contratos. A solução também é de grande valia para o setor de RH, que tradicionalmente lida com documentos importantes, como contratos de trabalho, folhas de pagamento e registros de ponto.
Na prática, todos esses arquivos podem ser mais bem gerenciados com o Assine Online, ao se eliminar a necessidade de gerenciá-los a partir de grandes arquivos físicos, mais complexos, de difícil acesso e que ocupam grandes espaços.
O Assine Online organiza os documentos, separando-os em pastas, segmentado as informações por usuário, setor e processo, gerando registros precisos e acessíveis. Assim, para a gestão de documentos internos, é a solução ideal.
Como abrir uma conta no Assine.Online?
A Soluti pensou em cada detalhe do Assine.Online, de modo que a solução fosse não só eficiente, mas extremamente simples. Essa simplicidade é percebida desde o cadastro inicial na plataforma, o qual pode ser efetuado em poucos passos.
Para abrir uma conta, é necessário apenas acessar a página do Assine Online e selecionar a opção “criar uma conta”, que se encontra no canto superior direito. O cadastro é gratuito.
O registro na plataforma pode ser feito na condição de pessoa física e também como pessoa jurídica. Na modalidade empresarial, no entanto, ainda é possível incluir outros usuários dentro da mesma instância da conta principal da pessoa jurídica. Confira os planos e veja o que melhor atende ao seu negócio.
Feito o cadastro na plataforma na modalidade que melhor atenda às suas necessidades, um e-mail de confirmação será enviado para validar a conta. Após essa etapa, já será possível enviar documentos, coletar assinaturas e utilizar todas as funcionalidades do Assine Online.
Por fim, o Assine.Online chegou ao mercado para revolucionar a maneira como as empresas executam seus processos administrativos ligados à assinatura de contratos, validação eletrônica e gestão de documentos. Carregando o DNA de inovação e expertise em Certificação Digital da Soluti, essa ferramenta é o que a sua empresa precisa para reduzir custos, otimizar transações e conferir total segurança às ações travadas em meio eletrônico.
