Como assinar um documento utilizando o Certificado Digital?

- Tempo de leitura: 15 minutos.

Está com dúvidas sobre como assinar documento com Certificado Digital? A transformação digital mudou bastante a nossa vida, inclusive a maneira como assinamos contratos, declarações e outros documentos.

Se você já precisou ir a um cartório para reconhecer firma, sabe bem que o procedimento não era tão rápido e simples. A boa notifica é que, com um Certificado Digital, você vai concluir o processo em poucos minutos e sem sair de casa. Quer aprender? Continue a leitura e economize tempo e dinheiro!

Quais são as melhores formas de assinar documentos com Certificado Digital?

Em primeiro lugar, precisamos destacar que assinar um documento por meio de um Certificado Digital padrão ICP-Brasil é uma prática reconhecida pela lei. Isso significa que tem o mesmo valor jurídico de um documento físico assinado e autenticado em um cartório.

Além disso, esse procedimento é mais seguro, prático e sustentável. Se você se preocupa com o meio ambiente, precisa fazer sua parte, não é mesmo? Aderindo à assinatura digital, reduz a necessidade de papel e ainda elimina gastos com o armazenamento físico dos documentos.

Na prática, o documento é assinado e enviado por um meio eletrônico — um software ou e-mail. Não é preciso imprimir, assinar e ir até o cartório para autenticar ou reconhecer firma. Tudo é simples, rápido e seguro! Gostou dessa ideia? Veja abaixo maneiras de assinar documentos com Certificado Digital!

Adobe Acrobat

É possível assinar um documento PDF dentro Adobe Acrobat DC tanto em computadores com sistema operacional Windows quanto MacOS. Para isso, é necessário ter um Certificado Digital padrão ICP-Brasil válido.

Portanto, antes de qualquer coisa, consulte a validade do seu Certificado Soluti e faça um teste. Depois disso, é importante ficar atento a mais alguns detalhes, a depender do tipo de certificado que você tem:

  • A1 — é essencial que ele esteja instalado em seu computador;
  • A3 — a mídia em que ele está armazenado, seja o token ou smartcard, deve ser reconhecida pelo computador por meio da instalação de drivers. É possível saber mais sobre isso em nossa página de Dúvidas e Suporte;
  • Bird ID — é necessário estar com o aplicativo instalado em seu smartphone e com o certificado emitido.

Para facilitar ainda mais o processo, você conta com os manuais que preparamos sobre o assunto. Neles, é possível encontrar um passo a passo completo para assinar documentos PDF digitalmente com o Certificado Digital diretamente no Adobe Acrobat, tanto no Windows como no MacOS.

Assine.Online

A plataforma Assine.Online é um recurso interessante que proporciona validade jurídica e segurança para a assinatura de todos os tipos de documentos eletrônicos. O destaque é para o uso de dispositivos móveis, como o smartphone.

Com a ferramenta, você valida contratos, laudos, atestados e ofícios, por exemplo. Isso é possível graças à assinatura digital — que vincula o Certificado Digital do assinante ao documento a ser assinado. Vale lembrar aqui que a plataforma Assine.Online aceita somente o Certificado Digital em nuvem Bird ID, mas também há suporte para assinatura eletrônica — que engloba os vários mecanismos de autenticar o assinante, sem o uso do Certificado Digital, como biometria, senha e token ou ainda a assinatura presencial.

É importante lembrar que, devido à pandemia do Covid-19, há uma necessidade de isolamento social. Esse cenário fez surgir uma demanda por soluções práticas no trabalho remoto, o que demonstra a importância do Assine.Online.

Doutor Prescreve (plataforma exclusiva para médicos)

Com a publicação da Portaria nº 467 do Ministério da Saúde, que dispõe sobre a Telemedicina, ficou autorizada aos médicos a emissão de receitas e atestados à distância. No entanto, isso só é possível com o uso de um Certificado Digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.

Foi pensando na necessidade de assinar documentos à distância que a Soluti criou a Doutor Prescreve. Trata-se de uma plataforma on-line em que os profissionais da saúde realizam prescrições eletrônicas assinadas com Certificado Digital com rapidez e segurança.

O serviço é totalmente gratuito e segue as regulamentações do projeto Prescrição Eletrônica, fruto de ações conjuntas do CFM com o CFF e o ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação).

Para acessar e utilizar a plataforma, basta estar com o CRM ativo e ter um Certificado Digital Bird ID. O Doutor Prescreve é, sem dúvidas, uma alternativa vantajosa para os médicos, trazendo mais comodidade, flexibilidade e segurança.

Microsoft Word

Trata-se de um dos editores de textos mais usados do mercado. O que muitas pessoas ainda não sabem é que é possível assinar documentos com Certificado Digital por ele.

Essa prática permite que o usuário inclua informações de segurança e finalização do seu documento. Dessa forma, caso seja alterado no futuro, a assinatura será removida. E como fazer isso? O procedimento é bem simples e rápido. Confira o passo a passo:

  • finalize a edição do documento;
  • abra a guia “Arquivo”;
  • clique em “Informações”;
  • marque “Proteger Documento, Proteger Pasta de Trabalho ou Proteger Apresentação”;
  • clique em “Adicionar Assinatura Digital”;
  • clique em “OK”.

O sistema abre uma janela de inicialização do Certificado Digital. Será preciso informar o PIN e confirmar a operação. Pronto: seu documento já estará assinado!

Caso deseje conferir as assinaturas existentes em um arquivo, você só precisa clicar no texto destacado em amarelo, na parte superior da tela. Esse procedimento também serve para quando receber um documento do Word e desejar saber quem o assinou.

Como emitir um Certificado Digital?

Viu só como é fácil assinar um documento com um Certificado Digital? Existem várias opções à sua disposição e todas elas trazem mais comodidade, agilidade e economia de tempo e recursos. Sabendo de tudo isso, é provável que você tenha se interessado. Afinal, os benefícios são expressivos. Sendo assim, que tal aprender como emitir o seu Certificado Digital? Preparamos algumas dicas a seguir. Acompanhe!

Escolha o Certificado Digital adequado

Sua primeira providência é escolher o Certificado Digital ideal. Naturalmente, isso depende de suas necessidades, sendo importante conhecer bem as opções disponíveis, como:

  • Tipo A — é o mais popular, indicado para quem precisa assinar documentos, emitir notas fiscais;
  • Tipo S — usado para garantir sigilo a transações por meio da criptografia;
  • Tipo T — conhecido como “Carimbo do Tempo”, é uma espécie de selo que atesta a existência do documento ou assinatura em um determinado dia a horário;
  • Certificado Digital em Nuvem — pode ser acessado onde e quando você quiser.

Sobre o Certificado Digital do Tipo A, você encontrará dois modelos: o A1 e o A3. O que eles têm de diferente? Em resumo, o primeiro é instalado em um computador, enquanto o segundo é armazenado em um dispositivo criptográfico, como um token ou smartcard.

Escolha a sua Certificadora

Trata-se de uma entidade credenciada junto ao ITI para emissão de Certificados Digitais padrão ICP-Brasil. Ela é a responsável por emitir, distribuir, renovar, revogar os certificados digitais. Diante disso, você precisa pesquisar a escolher a que melhor atende às suas necessidades.

Reúna a documentação necessária

Para não enfrentar problemas durante a solicitação do seu Certificado Digital, é importante providenciar toda a documentação necessária. Veja alguns exemplos:

  • documentos pessoais — CPF e RG;
  • documento de constituição da empresa — no caso do e-CNPJ;
  • cartão do CNPJ e outros documentos específicos da empresa, como o Contrato Social. Você pode saber mais sobre estes documentos aqui.
  • comprovante de endereço.

No caso da emissão de Certificado Digital para Pessoa Jurídica, há a possibilidade de se instituir um representante para a empresa. Nesse caso, será preciso providenciar uma procuração pública, lavrada em um Cartório de Notas. O documento deve ser específico para essa natureza e tem validade de 90 dias, a partir da sua emissão.

Entregue os documentos necessários

Com os documentos necessários em mãos, faça o agendamento do atendimento em uma Autoridade de Registro. No dia e hora marcados, vá até o local para fazer a entrega da documentação e receber o token ou Smartcard (no caso do Certificado A3) ou realizar a instalação no computador (no caso do certificado A1).

Além dessa opção, a Instrução Normativa nº 05, de 22 de fevereiro de 2021, do ITI, garante a validação remota por videoconferência dos certificados para pessoas que possuem CNH ou que já emitiram um Certificado Digital anteriormente, inclusive em outra certificadora.

Quais documentos podem ser assinados com Certificado Digital?

O Certificado Digital é um elemento indispensável para o processo de transformação digital. Por meio dele, pessoas físicas e jurídicas assinam documentos digitais, otimizando de vez os processos.

Ainda assim, é comum ter dúvidas sobre o assunto, especialmente o que pode ser assinado por meio dessa ferramenta. Lembrando que assinatura digital e assinatura eletrônica não são a mesma coisa! A primeira depende de um Certificado Digital ICP-Brasil, já a segunda não.

Sabendo disso, é preciso entender que os documentos de maior importância exigem assinaturas digitais. Isso porque terão mais segurança e confiabilidade. Veja alguns exemplos:

Quais as vantagens de assinar documentos com Certificado Digital?

Depois de tudo o que foi apresentado ao longo do post, deu para perceber que vale a pena ter um Certificado Digital, não é mesmo? Essa ferramenta revoluciona seu cotidiano, proporcionando inúmeros benefícios. Para ajudar a entender melhor o cenário, selecionamos os principais pontos positivos de assinar documentos digitalmente. Confira!

Redução de custos

É, sem dúvidas, uma das principais vantagens de se usar o Certificado Digital. A explicação é bem simples: com ele, você não gastará mais com papel, caneta, impressões e armazenamento de documentos.

Otimização do tempo

O tempo é um bem muito valioso para ser desperdiçado. Com o Certificado Digital, você assina diversos documentos de uma só vez e aproveita melhor seu dia para lidar com tarefas mais estratégicas.

Mais segurança às transações

Documentos assinados com Certificado Digital são mais seguros. Afinal, não há qualquer dúvida sobre a sua veracidade e autenticidade. Ou seja, você tem a certeza de quem o assinou, o que elimina as chances de fraudes.

É importante destacar que tais documentos tem a mesma validade jurídica do que aqueles assinados manualmente. Além disso, caso ele seja modificado posteriormente, a assinatura é invalidada, o que traz ainda mais segurança às transações.

Mais flexibilidade e comodidade

A assinatura digital não requer que as pessoas estejam no mesmo local. Ou seja, o titular do Certificado Digital faz isso de onde estiver (do aeroporto, da praia, de casa ou do escritório, por exemplo). Em alguns minutos, com o auxílio da internet e das plataformas de assinaturas, um negócio pode ser concluído, um contrato, assinado, e assim por diante.

Agora que você já sabe como assinar documento com Certificado Digital e entendeu as vantagens de investir nessa ferramenta, não há mais tempo a perder. O mundo mudou, e a tecnologia existe para facilitar nosso dia a dia. Aliás, deixar de aproveitar seus avanços não é uma decisão produtiva.

Uma última informação importante é que a assinatura digital só tem validade em âmbito digital, caso o usuário imprima o documento assinado digitalmente, o documento não será aceito.

Lembrando que, em caso de dúvidas, o nosso suporte técnico está pronto para ajudar. O telefone de contato é 4000 1807 ou WhatsApp (11) 3504-8787 e o horário de atendimento ao cliente é de segunda a sexta, das 8h às 19h, e sábado, das 8h às 12h.

Pronto para assinar documentos de forma rápida, simples e segura? Entre em contato com a Soluti e adquira o seu Certificado Digital agora mesmo!

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