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Uma das principais características da contabilidade, que, inclusive, faz com que muitas empresas e pessoas físicas busquem o auxílio de um profissional dessa área, é a exatidão nos processos desenvolvidos. Por se tratar de uma área técnica, cujas atividades, em muitos casos, seguem todo o rigor da legislação, a ocorrência de dados divergentes é algo que precisa ser eliminado da rotina corporativa.
Nesse sentido, não há dúvidas de que a condução de qualquer negócio deve ser lastreada a dados exatos, condizentes com a realidade. Isso porque, a inconsistência em números e registros, por exemplo, pode gerar penalidades junto ao Fisco, além de prejudicar diretamente a competitividade da empresa, conduzindo a decisões equivocadas.
Dada a importância que esse tema representa no contexto empresarial e a sua relação com a rotina do contador, preparamos este artigo para mostrar como é possível evitar que dados divergentes apareçam no dia a dia de trabalho da contabilidade. Acompanhe!
O que são dados divergentes?
No contexto da contabilidade, a expressão “dados divergentes” pode ser entendida como qualquer desconformidade entre duas ou mais fontes de informação, de modo que o que é apresentado não corresponde a parâmetros e critérios previamente estabelecidos ou ao que consta em outras fontes de dados, como registros públicos.
De forma mais simples, a divergência, como o próprio termo indica, é a inexatidão em registros e dados que, quando confrontados com um elemento de validação, se mostram equivocados e, portanto, inválidos.
Na prática, os dados divergentes podem surgir em diferentes frentes de uma empresa. Por exemplo, podem ser relacionar com:
- as operações;
- o estoque;
- o financeiro;
- a parte fiscal e contábil;
- documentos e outros.
Além disso, os dados divergentes podem se originar por motivos distintos. Os mais comuns são:
- falta de padronização nos registros;
- incompreensão da legislação;
- erros na execução de cálculos;
- fraudes;
- uso de metodologias ineficientes e outros.
Assim, independentemente de qual seja a origem e o motivo, o contador precisa estar sempre atento à precisão dos dados, já que tal característica é um dos princípios que regem o seu trabalho e o tornam tão importante para as empresas.
Como evitar o surgimento de dados divergentes na rotina do contador?
Assim como qualquer outra atividade ou função dentro da empresa, a rotina contábil também pode ser mais eficiente e precisa da aplicação de boas práticas. Desse modo, se o objetivo do contador for garantir a segurança dos dados e, principalmente, a exatidão deles, existem medidas que têm de ser tomadas para fortalecer tais pontos.
A seguir, algumas boas práticas que podem ajudar você, contador, a reduzir os riscos de dados divergentes e a tornar suas entregas ainda mais rigorosas. Confira!
Padronize os processos
Como citado, uma das principais causas de dados divergentes na rotina contábil é a ocorrência de erros nos processos. Nesse sentido, a falta de padronização das atividades é um fator agravante, pois isso abre margem para equívocos e esquecimentos, por exemplo.
Por isso, uma boa estratégia para otimizar as entregas e garantir a consistência dos dados é padronizar os processos, estabelecendo regras e procedimentos específicos para eles. Além de reforçar a rigidez, essa postura também beneficia a produtividade, tornando as atividades mais ágeis.
Tenha o hábito de fazer conferências
Quando se lida com procedimentos fiscais e o atendimento a normas, não se pode deixar brechas para os erros. Então, para minimizar esse risco, uma excelente estratégia é fazer conferências em todas as entregas, mesmo aquelas mais simples.
Em certos casos, o fato de o contador efetuar determinadas atividades com frequência acaba por torná-las automáticas. Em regra, isso não é algo negativo, pois deixa a execução mais veloz. Porém, por mais simples que seja a tarefa, não se deve confiar demais na habilidade.
Sendo assim, o mais recomendado é sempre fazer checagens, conferindo se todos os dados e informações estão em conformidade. Nesse ponto, um checklist de verificação pode ajudá-lo a minimizar as chances de dados divergentes.
Evite os processos manuais e os documentos físicos
Outra medida que pode contribuir diretamente com a rotina do contador e da contabilidade, de modo geral, é aprimorar a maneira como os processos são concretizados. Nesse sentido, um passo importante é eliminar os processos manuais da rotina, assim como o uso de papel e documentos físicos.
Normalmente, atividades mecânicas estão muito mais sujeitas a erros e outras falhas do que aquelas realizadas com o auxílio de sistemas e softwares, por exemplo. No mesmo sentido, o uso do papel e de documentos em formato físico também são pontos que aumentam o risco de dados divergentes.
Como se sabe, arquivos físicos podem ser mais facilmente alterados, extraviados ou danificados. Além disso, a guarda desse tipo de documento é mais frágil. Por outro lado, quando se lida com processos automatizados e documentos em formato digital, os processos contábeis ficam muito mais rígidos e seguros.
Ainda, o emprego de ferramentas tecnológicas pode não só agilizar as entregas, mas deixá-las muito mais precisas e padronizadas — fatores que reduzem significativamente o risco do surgimento de dados divergentes.
Como a Soluti pode ajudá-lo nesse sentido?
Com uma larga experiência no mercado de Certificação Digital, a Soluti, uma das maiores Autoridades Certificadoras (AC) atuantes no Brasil, pode contribuir muito com o contador para eliminar os dados divergentes da sua rotina, a partir do uso estratégico da tecnologia.
A Soluti conta um portfólio variado de soluções, pensado para acelerar a transformação digital dos negócios e entregar mais segurança, agilidade e eficiência na hora de gerenciar documentos. Nesse sentido, por exemplo, a ferramenta Assine.Online viabiliza a assinatura de documentos e contratos eletrônicos, tudo de forma ágil e simplificada, a partir de uma plataforma exclusiva.
O Assine.Online, na prática, possibilita que tanto as empresas quanto os profissionais do setor contábil possam romper com metodologias tradicionais, eliminando a utilização do papel da sua rotina, por exemplo, e adotando a gestão de documentos na nuvem.
Também, tal recurso permite a adoção de padrões mais rígidos e modernos dentro da contabilidade, aplicando a Assinatura Digital e a Assinatura Eletrônica como método de validação de documentos e contratos.
Por fim, em conjunto com outras medidas, principalmente voltadas à modernização das rotinas contábeis, as soluções da Soluti podem agregar mais rigidez à rotina do contador, minimizando diretamente os riscos de dados divergentes, especialmente quando eles são originados por atividades mecânicas, sem padronização.
A tecnologia pode ser uma grande aliada na otimização da rotina do contador. Nesse ponto, a Soluti tem muito a contribuir. Entre em contato conosco hoje mesmo e conheça melhor as nossas soluções!
