Extrair os melhores resultados com a menor quantidade de recursos, reduzir a ocorrência de erros internos, otimizar processos empresariais, aumentar a visibilidade sobre as atividades e reforçar a qualidade das entregas: esse certamente é o cenário que todo empresário e gestor deseja vivenciar na empresa. Embora fomentar esses atributos não seja uma tarefa simples, por exigir um grande esforço, existem ferramentas de gestão capazes de otimizar bastante o cenário interno de um negócio.
As ferramentas de gestão oferecem um reforço valioso para as empresas, sobretudo no quesito tomada de decisões. Com objetivos e abordagens diversificadas, esses recursos auxiliam gestores e líderes na condução da empresa, ofertando-os um aparato informativo estratégico sobre diferentes setores, processos e atividades do negócio, a fim de viabilizar avaliações e leituras e gerar insights.
Hoje, as ferramentas de gestão são parte da rotina de todo tipo de negócio, desde aqueles de estrutura mais simples, até os mais complexos. Sabendo da importância desse tema e dos diferenciais que esses instrumentos podem agregar a uma empresa, preparamos este artigo listando 6 ferramentas de gestão para começar a utilizar o quanto antes. Acompanhe!
1. Mapas mentais
Focado no aumento da compreensão sobre atividades e estruturas organizacionais, os mapas mentais são ferramentas poderosas para a qualificação da gestão. A partir de representações gráficas, esses instrumentos possibilitam que profissionais compreendam a formação de diferentes estruturas dentro de uma empresa.
A exemplo, os mapas mentais são bastante utilizados para gerenciar projetos e definir a hierarquia dos profissionais da companhia. A vantagem dessa ferramenta é a sua simplicidade. Esquemas, fluxogramas e ilustrações, por exemplo, são de fácil compreensão e permitem identificar a origem de um projeto, seu ciclo de desenvolvimento, assim como o seu ponto de conclusão.
2. KPIs
Os KPIs (Key Performance Indicators) são ferramentas de gestão extremamente úteis para a realidade das empresas, especialmente porque têm um grande foco no aumento da visibilidade das operações. Na prática, eles traduzem métricas utilizadas para mensurar o desempenho de determinada tarefa ou critério relevante para a empresa, isto é, são os indicadores mais importantes que você deve acompanhar diariamente na condução da empresa.
Os KPIs têm um papal decisivo em setores estratégicos, como financeiro, vendas e atendimento. Ao medir o desempenho das tarefas desses setores, fica mais fácil gerenciar suas atividades, contrastando o cenário atual com cenários passados, comparando resultados frente aos objetivos e metas estabelecidas para um período e, assim, enxergar a performance real e precisa dos processos empresariais.
3. Análise SWOT
Com o foco na otimização das atividades presentes e futuras da empresa, a análise SWOT, na prática, auxilia gestores e líderes a identificar os pontos fortes e as fraquezas do negócio e, a partir disso, desenvolver estratégias para atuar de forma mais competitiva no mercado.
O termo SWOT, na verdade é uma sigla que, em inglês, significa Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats. Traduzindo para o português, significam “Forças”, “Fraquezas”, “Oportunidades” e “Ameaças”, respectivamente. Desses termos já é possível entender um pouco melhor o funcionamento dessa ferramenta.
A análise SWOT funciona como um diagnóstico minucioso da empresa, o qual identifica as suas potencialidades e passa a explorá-las como um diferencial no mercado. Por outro lado, vai fundo na avaliação das fragilidades do negócio, identificando os pontos em que ele é deficiente e precisa ser melhorado, caso queira concorrer de forma competitiva e enfrentar as ameaças que possam surgir.
No mais, essa análise também é fundamental para o aproveitamento de oportunidades no mercado. É com base nela que gestores podem, por exemplo, estabelecer o foco de atuação da empresa e suas prioridades, baseando-se naquilo que o negócio faz de melhor.
4. 5W2H
Essa é uma ferramenta de gestão administrativa cujo objetivo central está na determinação de checklists de tarefas que precisam ser executadas da forma mais transparente possível pelos colaboradores do negócio.
Na prática, essa ferramenta funciona como uma descrição detalhada de uma determinada tarefa, definindo pontos-chave que precisam ser respondidos. Para isso, a 5W2H utiliza a seguinte estrutura de questionamentos:
- What? — objetivo principal do projeto;
- Why? — por que ele precisa ser realizado;
- Where? — local de aplicação;
- When? — tempo gasto para a finalização da tarefa;
- Who? — os envolvidos da equipe;
- How — métodos de execução;
- How much — custo total bem definido.
Esse tipo de ferramenta, embora tenha um princípio de funcionamento simples, é capaz de conduzir melhor as decisões das empresas, por exemplo, em relação a novos investimentos, evitando decisões equivocadas e verdadeiras apostas sem o devido respaldo. Assim, diferentes impactos e variáveis são consideradas na hora de decidir ou de executar um projeto.
5. CRM
O CRM é a sigla utilizada para definir Customer Relationship Management, um conjunto de práticas, estratégias de negócio e tecnologias voltadas para o aprimoramento do relacionamento da empresa com o seu cliente.
Hoje, o CRM está presente nas operações de grande parte das empresas, sendo a base para o gerenciamento e análise das interações com os seus clientes. O CRM, além de reunir um conjunto de dados de clientes atuais e em potencial, ajuda gestores e equipes de vendas a entender o comportamento do consumidor ao se relacionar com o negócio, identificando preferências, dores e necessidades.
A partir disso, é possível traçar uma análise mais profunda e estratégica sobre como devem ser feitas as abordagens para satisfazer o cliente. Ou seja, o CRM oferece um suporte informativo valioso para a geração de insights e direcionamentos para as ações de vendas, por exemplo, aumentando a competitividade das ofertas da empresa.
Indo além, uma outra característica estratégica do CRM é a sua integração. Atuando em conjunto com outros sistemas da empresa, essa tipo de solução pode obter dados de diferentes setores, como o de atendimento ao cliente, financeiro, vendas e marketing. Dessa forma, suas análises e insights se tornam ainda mais amplos e aderentes à realidade do negócio.
Conceitos da era 4.0, como a Inteligência Artificial, já são aplicados nos CRM com o objetivo de utilizar padrões para aprender com o tempo e com as análises, viabilizando ações preditivas. Assim, dados e análises presentes são utilizados para prever situações futuras, permitindo que as empresas se preparem.
6. Business Plan
Também conhecido como Plano de Negócios, essa é outra ferramenta de gestão elementar para uma empresa. Seu objetivo é minimizar os riscos da atividade empresarial a partir da antecipação de cenários, sendo fundamental na fase inicial de um empreendimento — embora também tenha aplicação em negócios já em andamento.
Em resumo, o Plano de Negócios é um documento normalmente escrito, por meio do qual se estabelece as diretrizes de operação de um negócio, seus objetivos e estratégias a serem adotadas para alcançá-los. Além disso, é uma ferramenta que potencializa a organização, ao descrever de forma sistematizada os objetivos, metas e processos.
No que se refere à gestão, a ideia por trás do Plano de Negócios é prever cenários, aproveitando oportunidades e contornando as volatilidades do mercado, sempre como o objetivo de reforçar a sua atuação e aumentar a probabilidade de sucesso. No mais, o Plano de Negócios é uma ferramenta útil para os investidores. Isso porque é por meio dessa ferramenta que o investidor consegue compreender os objetivos do negócio, seu modelo de atuação e suas potencialidades, decidindo se é ou não seguro investir nele.
Como foi possível perceber, existem diferentes ferramentas de gestão capazes de otimizar fortemente a condução de uma empresa. Por meio do uso estratégico de dados e informações, gestores e líderes têm uma compreensão mais ampliada e precisa sobre diferentes frentes da empresa, o que é primordial para uma tomada de decisão segura e em conformidade com o nível de competitividade que se pretende imprimir no mercado.
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