Gerir um negócio certamente não é uma tarefa simples. Estamos falando de uma estrutura complexa, composta de diversas engrenagens que precisam funcionar em harmonia para que tudo dê certo. Apesar disso, existem ferramentas capazes de facilitar a vida dos gestores e líderes, organizando as informações e facilitando a tomada de decisão estratégica. Um exemplo é o relatório de gestão.
Esse documento é a base informativa de uma empresa. É ele o responsável por demonstrar, de forma sistematizada e organizada, como as diferentes engrenagens do negócio estão reagindo em determinado período. Um relatório de gestão é a reprodução técnica e analítica das operações diárias de uma empresa, uma vez que reúne informações essenciais, como desempenho em vendas, gestão financeira, marketing e, ainda, produtividade geral.
Diante da importância desse tema para o sucesso da sua empresa, preparamos este artigo para mostrar a você como utilizar o relatório de gestão. A seguir, esclarecemos o que é esse documento, qual a sua importância e como adotá-lo em seu negócio. Continue a leitura e confira!
Por que utilizar um relatório de gestão?
Na prática, o relatório de gestão é um dos expedientes mais importantes na condução de uma empresa, sobretudo no cenário atual, em que os dados figuram como ativos valiosos para as companhias e o alto nível de competitividade do mercado exige decisões mais acertadas e estratégicas.
De forma geral, o relatório de gestão auxilia gestores e líderes na compreensão do cenário atual e futuro da empresa, a partir da análise de resultados e comparações. Dessa forma, por exemplo, é possível avaliar quais ações estão surtindo efeito e quais não estão totalmente aderentes aos objetivos e metas da companhia.
Em um cenário intransigente como é o empresarial, atuar de forma estratégica e apoiado por dados concretos certamente pode fortalecer o desempenho do negócio, garantido a sua continuidade.
Além do mais, o relatório de gestão é uma verdadeira ferramenta de Business Intelligence. Por essa razão, permite um aproveitamento muito maior dos números, transformando dados frios em informações úteis e valiosas. Nesse sentido, podemos destacar os seguintes diferenciais desse tipo de relatório:
- permite a mensuração e o monitoramento de métricas para avaliar e acompanhar os resultados da empresa em relação ao mercado e à concorrência;
- facilita o entendimento da posição do negócio na sua área de atuação, além de viabilizar a compreensão em relação ao crescimento em um dado período;
- permite o realinhamento de estratégias, garantindo mais aderência aos objetivos e metas estabelecidas para diferentes setores ou para a empresa de forma geral;
- fornece um histórico informativo do negócio, o qual é obtido a partir de análises ao longo do tempo, ou seja, garante um benchmark regular da empresa;
- proporciona uma noção estratégica daquilo que pode ser considerado eficiente e produtivo e, também, das ações equivocadas e improdutivas.
O que é necessário para elaborá-lo?
A boa compreensão e o resultado prático de um relatório gerencial dependem da maneira como ele foi elaborado. Nesse sentido, muitos gestores e líderes consideram essa uma tarefa desafiadora, já que existem diferentes variáveis que precisam ser observadas nesse momento.
Destacamos a seguir alguns dos pontos mais importantes na elaboração desse documento. Acompanhe!
Defina os objetivos
O planejamento é o primeiro passo para desenvolver um relatório de gestão de qualidade e capaz de agregar valor à administração da sua empresa. Assim, o ponto de partida da elaboração deve ser a definição dos objetivos do documento e identificação de como as informações poderão agregar à empresa.
De modo geral, é preciso deixar claro qual é a sua finalidade, que tipo de informações precisam integrá-lo e como elas poderão ser úteis para a interpretação dos gestores e tomadores de decisão.
Acrescente apenas o que é relevante
O relatório de gestão precisa ser prático e produtivo naquilo que se propõe a demonstrar. Por isso, ao elaborá-lo, é muito importante que apenas as informações mais úteis sejam inseridas. Do contrário, o documento pode se tornar excessivamente complexo, dificultando a leitura e compreensão do leitor.
O ideal é que, com base nos objetivos fixados, as informações necessárias sejam selecionadas e incluídas no documento, tornando-o mais pontual e estratégico. De nada adianta criar um relatório completo, rico, mas pouco objetivo e efetivo.
Repense o uso do Excel
Apesar de ser uma ferramenta muito útil no meio corporativo, é preciso ter cuidado com o uso de planilhas. Como dito, o objetivo do relatório gerencial é entregar informações de forma objetiva e clara, facilitando ao máximo a compreensão dos leitores.
Nesse sentido, o uso de softwares e ferramentas deve ser visto com certa cautela. Caso esses recursos sirvam para compilar dados e otimizar a leitura, podem ser empregados. Por outro lado, se forem burocratizar as informações, relacionando diferentes dados, estatísticas e setores, é melhor repensar o uso e aderir a um formato mais simplificado e direto.
Revise tudo
A revisão do relatório é o que garantirá que o documento esteja de acordo com aquilo que se objetivou desde o início. Por isso, é muito importante avaliar cada ponto, buscando inconsistências e maneiras de torná-lo ainda mais objetivo e eficiente.
O que não pode faltar na estrutura?
Para que o relatório de gestão seja mais bem aproveitado, é essencial que ele respeite uma estrutura e contenha algumas informações. A seguir, elencamos quais pontos são esses, a fim de garantir que esse expediente ofereça um referencial sólido das atividades da empresa. Confira!
Título
Por se tratar de um documento técnico, é fundamental que haja indicações precisas a respeito da sua abordagem e origem, a fim de viabilizar sua identificação e correta aplicação. Para isso, dar um título ao relatório é indispensável.
Nesse sentido, recomenda-se que o título inclua o nome da empresa, o responsável pela elaboração, assim como a data de entrega e o período de avaliação dos dados. Essas são informações básicas, mas essenciais para a leitura e interpretação do documento.
Contextualização
A contextualização, como o próprio termo indica, é uma espécie de resumo do relatório, cuja finalidade é demonstrar os principais tópicos a serem abordados, bem como deixar claro a situação que originou a necessidade de elaboração do relatório — como o fechamento de um exercício financeiro.
Objetivos
O relatório de gestão tem uma razão de ser. Ou seja, ele é elaborado pará atender a alguma finalidade, seja geral ou específica. Assim sendo, não deve-se deixar de inserir, de forma clara e objetiva, quais pontos motivaram a elaboração desse documento.
Nesse sentido, é fundamental que as informações contidas nessa parte estejam devidamente alinhadas às necessidades do seu negócio. Ou seja, é preciso que o conteúdo do relatório seja coerente com os seus objetivos. Do contrário, ele poderá conduzir a decisões equivocadas ou mesmo ser insuficiente para elas.
Estrutura de dados
Neste item é feito o desenvolvimento do relatório, reunindo dados e informações complementares, as quais servem para subsidiar as decisões e conduzir a interpretação daqueles que vão fazer a leitura do documento.
Na prática, a estrutura de dados deve ser pensada para que uma informação complemente a outra, aumentando o respaldo decisório. Por exemplo, se a sua empresa necessita fazer um grande investimento e elaborou o relatório para verificar a viabilidade financeira dessa ação, é necessário que existam dados relacionados às receitas do negócio, projeções de vendas, dívidas e afins.
Dessa forma, amplia-se a visão do gestor ou do próprio empresário, facilitando a leitura da realidade concreta da empresa e, consequentemente, a tomada de decisão estratégica.
Resultados e conclusões
A conclusão é o fechamento de seu relatório. É o item que traz um resumo rápido dos pontos abordados ao longo do documento e o que se pode concluir a partir do que foi apresentado. Usando como base o exemplo do tópico anterior, a conclusão poderia ser que sua empresa tem condições de realizar o investimento necessário nos próximos 2 anos, considerando receitas, despesas e projeções, por exemplo.
A conclusão não reflete opiniões pessoais, e sim a realidade demonstrada pelos dados. Ou seja, é o resultado lógico da interpretação das informações descritas ao longo do relatório de gestão.
Como você viu, o relatório de gestão tem uma grande importância no cenário dos negócios. Ao levantar dados estratégicos, transformando-os em insights e direcionamentos para otimizar processos e melhorar os resultados da empresa, essa ferramenta é praticamente indispensável para a maior parte das empresas.
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