Saiba quais são as multas por ausência do XML da NF-e

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A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) começou a ser utilizada no Brasil em 2005 e, gradativamente, tornou-se o documento padrão para as transações de compra, venda, prestação de serviço e circulação de mercadoria em território nacional. Sua utilização ajudou a tornar o processo de emissão e recepção mais rápido e rastreável e a diminuir a burocracia.

Com a introdução desse novo documento fiscal, as empresas passaram a lidar com novos conceitos, como arquivo XML e assinatura digital.

Em termos práticos, XML é o formato escolhido para armazenar eletronicamente a NF-e e a assinatura digital é o que garante a validade do documento.

Assim como acontecia com a Nota Fiscal física, a ausência dos arquivos XML da NF-e pode implicar em multas onerosas para as empresas, em diferentes circunstâncias.

Saiba quais podem ser as diferentes causas de multas e o que deve ser feito para evitá-las a seguir!

Ausência de emissão de NF-e

Se a ausência do arquivo XML acontecer em razão da não emissão da NF-e, sua empresa está sujeita a uma multa de 50% do valor total da venda.

Ausência de emissão de XML do fornecedor

Além de emitir NF-e em suas transações de vendas de mercadoria e/ou serviços, as empresas devem exigir o documento fiscal em suas compras. Caso contrário, ela pode ter que arcar com multa de 35% do valor da operação.

Perda de XML

A legislação determina que o XML da NF-e deve ser armazenado eletronicamente pelo prazo de cinco anos, tanto pelo comprador quanto pelo vendedor.

Caso sua empresa não possua o XML da NF-e, seja de compra ou de venda, durante um processo de fiscalização, ela terá que arcar com uma multa.

Cada unidade federativa possui autonomia para determinar o valor da multa pela ausência do documento.

O estado de São Paulo, por exemplo, na Lei 6.374, art. 85 – IV, traz a seguinte redação:

j) extravio, perda, inutilização, permanência fora do estabelecimento em local não autorizado de documento fiscal ou a sua não exibição à autoridade fiscalizadora-multa equivalente ao valor de 15 (quinze) UFESPs por documento.

UFESP é a sigla para Unidade Fiscal do Estado de São Paulo e é utilizada para atualização de contratos e tributos estaduais.

O valor da UFESP é determinado pelo governo do estado de São Paulo e, em 2021, equivale a R$ 29,09.

Portanto, a multa por ausência de XML da NF-e nessa unidade federativa, em 2021, é de R$ 436,35 (15 x 29,09) por documento não apresentado.

Ausência do XML na escrituração

Além de emitir as NF-es nas transações pertinentes, as empresas também precisam escriturar esses documentos.

A não realização desse procedimento geram multas, de acordo com a legislação de cada unidade federativa.

Por exemplo, o estado de São Paulo estipula, em seu RICMS-SP/2000, art. 527 , V, “b” estipula multa equivalente a 50% do valor da operação em razão da falta de escrituração de documento relativo à entrada de mercadoria.

No estado, também está previsto multa 5% do valor da operação ou prestação constante no documento, ou a 20% desse valor se a operação for sujeita ao pagamento de impostos, pela ausência de escrituração de documento relativo à saída de mercadoria ou prestação de serviço.

Cuidados que devem ser tomados para evitar multas

Como visto, existem diferentes motivos pelos quais sua empresa pode ser multada em decorrência da ausência do XML da NF-e. Para evitar que isso acontece, é importante que você adote alguns procedimentos, como:

Emita a NF-e sempre que for obrigatório

A NF-e é um documento obrigatório na grande maioria das transações de compra e venda. Por isso, é importante garantir sua emissão sempre que necessário.

Para isso, é importante conhecer a fundo as legislações às quais sua empresa está sujeita, sejam elas federais, estaduais ou municipais.

Exija a NF-e em suas compras

As empresas também podem ser multadas pela ausência do XML da NF-e do fornecedor. Por isso, tenha certeza de que toda transação de compra seja acompanhada da documentação fiscal pertinente.

Mantenha seu Certificado Digital válido

O Certificado Digital, requerido no processo de assinatura digital da NF-e, possui prazo de validade, que varia de acordo com o modelo utilizado.

Por isso, é importante que as empresas tenham sempre certificados válidos, para emitir as NF-e tão logo as transações aconteçam.

Leia também: Aprenda como verificar o Certificado Digital e sua validade

Gerencie os arquivos XML adequadamente

Conforme mencionados, a legislação determina que as empresas armazem os XML de NF-e de entrada e de saída por um período de 5 anos.

Portanto, as empresas precisam implementar estratégias que permitam o armazenamento seguro e o fácil acesso a esses documentos.

É interessante, por exemplo, implementar procedimentos de backup desses documentos, permitindo que eles possam ser recuperados caso ocorra um desastre ou algum incidente de segurança.

Leia também | GED: Como funciona a gestão eletrônica de documentos

Saiba como recuperar XML das NF-es emitidas

Caso você tenha perdido o XML de alguma NF-e emitida, existem alguns procedimentos que podem ser adotados para recuperá-la.

Um dos métodos é oferecido pelo portal da NF-e, onde é possível efetuar a recuperação manual do XML por meio da Chave de Acesso.

Vale lembrar que o arquivo XML fica disponível para download por um período de 60 dias da data de emissão do documento.

Outra maneira de recuperar a NF-e é utilizar soluções tecnológicas que possuam integração com a Sefaz e que ofereça esse tipo de serviço.

Você ainda pode entrar em contato com o destinatário do XML e solicitar uma cópia do arquivo.

Conclusão

A criação da NF-e é uma das iniciativas do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que visa a modernizar e desburocratizar a relação entre o Poder Público e os entes privados.

De fato, a introdução dos arquivos XML permitiu diversas melhorias, como automação de processos de recepção de nota fiscal e de escrituração fiscal e contábil.

Apesar das inúmeras melhorias, as empresas ainda precisam ficar atentas para não cometer deslizes e incorrer em multas.

Nesse artigo, você descobriu quais são as principais situações em que a ausência do XML da NF-e pode ocasionar multas para sua empresa e também como evitá-las.

Aproveite a oportunidade e descubra como o Certificado Digital te ajuda a evitar multas e sanções da LGPD!

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