Documento digital x documento físico: saiba as diferenças!

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Já parou para pensar quanto tempo uma empresa perde no ano, se forem somados todos os minutos que cada funcionário ocupa diariamente com tramitação de documentos em papel? E o desconforto de levar até 30 dias para concluir o fechamento de um contrato e ficar com uma única via que, se extraviada, deixa a organização totalmente desprotegida juridicamente? Esses são apenas alguns problemas de não ter um documento digital.

Em tempos de Indústria 4.0, manter documentos físicos na empresa é conviver com uma verdadeira âncora na produtividade e flexibilidade da organização. Você sabia que, a cada 12 segundos, um documento desaparece nas empresas? E que cada documento não digitalizado leva, em média, 2 horas/dia para ser localizado?

Pois bem, de início, já dá para perceber que as diferenças em termos de vantagem competitiva entre documentos digitais e físicos são muito amplas, certo? Mas vamos mais a fundo nessas questões, mostrando o que sua empresa pode estar perdendo em um momento-chave do mercado! Acompanhe!

Quais são as principais diferenças entre documentos físicos e digitais?

Existem inúmeras distinções entre ter uma empresa paperless ou tramitar o patrimônio informacional da empresa em papéis assinados fisicamente. Algumas delas você confere abaixo.

Vida útil

O tempo de vida do papel é limitado, haja vista a deterioração natural do suporte físico ao longo do tempo (o contato com a luz e o oxigênio desgastam a lignina, substância base da madeira, matéria-prima do papel). Há ainda a fragilidade do documento físico em contato com a água e sua facilidade para ser rasgado.

O documento digital, por outro lado, tem vida útil ilimitada, se arquivado corretamente em plataformas apoiadas em computação em nuvem. Como não precisa ser impresso, não há o risco de danos físicos provocados por aquele café que pode ser derramado nas folhas (ainda que isso ocorresse, bastaria reimprimi-lo, já que o código impresso no documento permite a verificação da autenticidade em todas as suas cópias).

Custo

Uma caixa com cinco resmas de papel sulfite custa, em média, R$100,00. Um toner para impressora a laser pode chegar próximo de R$400,00. E o que dizer da energia excedente gasta com inúmeras impressões e digitalizações mensalmente? Agora pense em toda essa despesa no ano? Pensou? Pois bem, o custo do papel vai muito além disso.

Uma empresa sem papel precisa de muito menos espaço físico do que outra, que tenha de conviver com toneladas de arquivos guardados em salas especiais. É necessário citar, ainda, o custo com validações notariais, que são dispensáveis quando há Assinatura Digital. A tramitação de documento digital derruba significativamente os custos de uma organização.

Flexibilidade

Uma empresa digital está em todos os lugares ao mesmo tempo. O diretor pode assinar contratos enquanto aguarda seu voo no saguão do aeroporto. O gerente faz reunião de trabalho a distância, compartilhando planilhas de metas com a equipe comercial, mesmo que cada um esteja em uma área geográfica diferente. Isso sem falar na possibilidade de dar andamento a processos junto ao cliente em qualquer momento e dia da semana.

Um documento físico, por sua vez, só existe juridicamente naquele suporte assinado de forma manuscrita e chancelado por via notarial. Caso seja perdido, é necessário recomeçar todo o processo de emissão, com novas inserções de assinaturas.

Além disso, o arquivo físico só existe dentro da empresa. Se por acaso você precisar dele em sua residência, ou se o vendedor necessitar de alguma documentação do escritório em visita externa, a falta de mobilidade pode gerar perda de tempo e até de clientes. Tal diferença é muito marcante entre o documento digital e o físico.

Produtividade

Outra diferença entre documento físico e digital se dá no campo da produtividade. Um contrato de prestação de serviços firmado com Assinatura Digital pode ser concluído em poucos minutos, sem necessidade de envio de remessas via postal, sem motoboy, nem chancelas notariais.

Por outro lado, o ciclo de vida do papel impõe uma série de rituais que retardam o fluxo de processo em qualquer atividade empresarial, do contrato à emissão de uma simples declaração.

Postura sustentável

O uso do papel, tomado em larga escala, provoca danos irreversíveis à natureza. Hoje, 60% da produção de papel e celulose vêm de áreas de reflorestamento. Entretanto, como essa recomposição é feita nos moldes de monocultura, o resultado é a degradação do solo e a desertificação das áreas utilizadas.

Além disso, a produção de uma única folha de papel A4 demanda o uso de 10 litros de água. Isso sem contar o grande número de árvores destruídas para a fabricação de cada tonelada de papel: são 11 eucaliptos para cada 1.000 quilos de papel. Tudo isso explica por que 87% dos consumidores brasileiros preferem comprar em empresas sustentáveis.

Já o documento digital, para além da gestão de custos, contribui com o meio ambiente e sinaliza respeito ao desenvolvimento sustentável, uma indicação a clientes, fornecedores e investidores que fortalece a marca no mercado. Mas há ainda um elemento fundamental do documento digital: a segurança.

Os documentos digitais são mais seguros do que os físicos?

A segurança do documento digital se refere tanto ao menor risco de fraude quanto à proteção elevada no armazenamento dos dados. Sobre esse segundo fato, basta lembrarmos que o documento eletrônico pode ser alocado em nuvem privada, suporte repleto de recursos de segurança da informação, como autenticação de dois fatores, backups automáticos e, atualmente, blockchain.

Enquanto isso, o documento em papel costuma se perder em montanhas de pastas que vão se acumulando na empresa ao longo dos anos. Ainda, é difícil manter sigilo em arquivos físicos.

Já referente à autenticidade, é preciso dizer que a Assinatura Digital (realizada por meio de Certificado Digital) é formada por um conjunto de algoritmos e recursos criptográficos que tornam virtualmente impossível a adulteração. Qualquer tentativa de mudança no conteúdo assinado “quebra” a assinatura aposta.

Na Assinatura Digital, há um par de chaves criptográficas, uma pública e uma privada, geradas por meio do Certificado Digital. Uma chave é usada para codificar o documento (de conhecimento exclusivo do subscritor), e outra é de conhecimento público, atrelada à chave privada, mas com a finalidade apenas de decodificar o documento digital.

Tudo isso é resultado de um processo criptográfico extremamente complexo e que, devido a tamanha segurança, já foi consolidado como meio exclusivo de assinatura em órgãos públicos, como Poder Judiciário (Processo Judicial Eletrônico–PJe) e Receita Federal.

Ter um Certificado Digital é condição básica para o exercício da contabilidade, haja vista que todas as escriturações no SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) são realizadas com Assinatura Digital.

O mesmo se aplica aos advogados, já que não há como peticionar em processos eletrônicos sem autenticação por Certificado Digital. Esse procedimento de transição inevitável ao documento digital ocorre, principalmente, pela extrema segurança dessa forma de confirmação de autoria.

Quais são as vantagens de investir em documentos digitais?

Depois das reflexões que apontamos aqui, você já percebeu alguns dos benefícios do documento digital em relação à sua versão em papel. Sistematizando, algumas das vantagens do universo paperless são:

  • mobilidade;
  • eficiência corporativa;
  • velocidade no fluxo de processos;
  • facilidade de acesso;
  • flexibilidade;
  • durabilidade;
  • redução de custos;
  • aumento de produtividade;
  • apoio ao desenvolvimento sustentável;
  • muito mais segurança.

Por que investir na gestão de documentos digitais?

Os documentos digitais podem fazer uma verdadeira revolução na forma de gerenciamento do seu negócio e modernizar processos internos. Se você ainda não foi convencido com as vantagens que listamos acima, confira outros motivos que mostrarão a importância de investir nesse tipo de procedimento. Confira, a seguir.

Controlar as versões criadas do seu documento

Muitos documentos passam por diversas alterações ao longo do tempo para adequações. Contudo, esse tipo de situação também pode ser aproveitado por cibercriminosos para gerar fraudes e problemas em sua empresa.

Pense, por exemplo, que documentos com dados sensíveis de clientes podem ser alterados para que essas informações favoreçam criminosos e, assim, tenham vantagens indevidas com a sua empresa. Sem o controle de versões, esse tipo de situação pode passar despercebido e, também, demorar mais para reverter o quadro e reinserir os dados corretos nos documentos.

Em primeiro lugar, o sistema tem os mecanismos de segurança necessários para proteger as informações e evitar alterações fraudulentas. Por exemplo, o uso de criptografia é uma solução que evita o acesso por parte de hackers.

Contudo, caso todos os protocolos e medidas falhem, o sistema acusa imediatamente as alterações e os pontos nos quais ocorreram. Isso permite que os gestores responsáveis identifiquem se o ocorrido foi um procedimento normal ou se há fraudadores envolvidos.

Oferecer acesso ilimitado aos documentos

Quando lidamos com arquivos físicos, precisamos ficar atentos ao manuseio dos documentos, afinal, quanto mais solicitamos, maior é o desgaste ao longo do tempo, o que pode prejudicar a qualidade do papel. Isso pode gerar certa tensão no seu colaborador, que precisa analisar todas as informações necessárias, evitando erros e a necessidade de uma nova consulta.

Quando optamos pelos documentos digitais, você não precisa se preocupar com isso, já que o documento não sofre qualquer tipo de problema com integridade, independentemente do número de acessos. Assim, sempre que seu colaborador tiver uma dúvida, ele poderá abrir o conteúdo no sistema e resolver a questão, de forma prática e eficiente.

Evitar a perda de documentos, informações importantes e danificação dos arquivos em papel

Quando mantemos arquivos físicos, corremos o risco de que alguns papeis possam ser perdidos durante a manipulação, retirada ou retorno para o arquivo. Ainda, estar sujeito a problemas que possam levar à destruição dos papéis (como enchentes, incêndios, desmoronamentos, entre outros).

Ao optar pelo documento digital, os arquivos podem estar em ambientes de cloud computing, podendo ser acessados a partir de qualquer lugar. Além disso, ter backups de segurança importantes, que auxiliam na recuperação dos itens em caso de problemas ou desastres tecnológicos.

Ter cópias de segurança dos documentos

Quando mantemos apenas arquivos físicos, é difícil termos uma segunda versão, de segurança, armazenada de forma a ser utilizada em caso de problemas. Afinal, isso acarreta maiores custos para manutenção de mais de um espaço, cuidados com os documentos, entre outros.

O documento digital permite gerar backups de segurança, que podem ser recuperados quando os arquivos originais, em versão eletrônica, sofrem algum tipo de perda — por exemplo, um servidor que tenha uma pane. Assim, sua empresa nunca ficará desprotegida e poderá continuar suas atividades normalmente, mesmo em caso de problemas.

Por exemplo, para empreendedores que trabalham com contratação de serviços periódicos, como corretoras de seguros, uma perda de documentos essenciais, como contratos, pode gerar problemas severos em um dia de trabalho.

Ter um bom controle sobre a validade dos seus documentos

Muitos documentos importantes para o seu negócio têm validade e necessitam ser renovados continuamente, caso contrário, pode sofrer, até mesmo, graves sanções e multas. O gerenciamento de documentos digitais permite que o sistema notifique, com antecedência, a chegada do fim de validade e permita a você preparar a renovação.

Por exemplo, ao chegar próximo do vencimento da apólice do seguro empresarial, é importante que o gestor responsável entre em contato com a seguradora, para renovar o contrato, ou então, buscar outra empresa que preste o mesmo serviço.

Isso é fundamental, pois, caso a apólice vença e você não tenha se programado previamente, seu negócio poderá estar sujeito a vulnerabilidades e problemas em longo prazo. Por isso, é tão importante ter um controle adequado dos prazos existentes.

Aumentar a produtividade da sua equipe

Mesmo para empresas pequenas e que, portanto, tenham arquivos menores, o tempo perdido em um arquivo físico pode gerar perdas produtivas. Mesmo que sejam poucos minutos, mas some isso ao final do mês e perceberá que é um tempo significativo.

Ao ter arquivos digitais, basta que se busque no sistema, seja pelo nome, seja por meio de sistema de indexação, e terá disponibilidade sobre o conteúdo de forma imediata. Isso permite maior produtividade, redução de burocracias e, também, maior motivação para os funcionários, que veem nisso uma possibilidade de exercer suas atividades com menos dores de cabeça.

Acessar seus arquivos e informações em qualquer lugar

O “novo normal” virá com diversas novidades no período pós-pandemia. Afinal, muitas questões mudaram ao longo dos últimos meses, incluindo novas estruturas de trabalho. Por mais que algumas empresas implementassem o trabalho remoto, isso será uma realidade muito mais próxima de nós no futuro próximo.

Por isso, é importante que você possibilite a seus colaboradores poder acessar os arquivos em todos os lugares, a partir de qualquer dispositivo. Por meio de um gerenciamento de documentos digitais, eles estarão disponíveis, na nuvem, com segurança, para que sejam buscados sempre que necessário.

Pense, por exemplo, em um colaborador que precise viajar para fechar contrato com um cliente fora da região, permitindo expandir a área de atuação do negócio. Ele pode acessar o documento padrão para esse fim, preenchê-lo, ter a assinatura digital entre as partes e já arquivá-lo junto aos outros documentos da empresa. Tudo isso de forma imediata, consistente e com segurança.

Além disso, os colaboradores que precisam acessar documentos importantes do negócio, estando em home office, podem fazer isso sem maiores problemas. Isso, sem ferir uma das grandes preocupações dos gestores: a segurança das informações mais sensíveis da empresa.

Com os gerenciadores de documentos, torna-se muito mais fácil implementar níveis de acesso e, assim, garantir que apenas os funcionários autorizados tenham acesso aos itens mais delicados. Assim, a proteção dos segredos corporativos do negócio é garantida.

A Soluti é referência nacional em Certificação Digital. Ela apresenta um vasto portfólio de soluções de identificação digital e criptografia para os profissionais das mais diversas áreas. A empresa conta, inclusive, com a praticidade do Certificado Digital em nuvem, sem necessidade de Token ou Smartcard, que auxilia a manter a integridade do seu documento digital.

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