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A digitalização de serviços é uma tendência que vem se intensificando ao longo dos anos. No meio empresarial, por exemplo, é crescente o uso de novas tecnologias e ferramentas para assumir processos e otimizar a rotina do negócio, sobretudo do ponto de vista da gestão financeira e fiscal.
Diante do cenário de transformação digital, o governo, de uma forma geral, também tem seguido pelo caminho da digitalização, promovendo mudanças importantes na forma como os contribuintes, pessoa física e jurídica, realizam suas escriturações, cumprem suas obrigações legais e transmitem dados ao Fisco.
Exemplo disso está na chamada “e-Financeira”, uma obrigação acessória criada ainda em 2015, pela Instrução Normativa RFB nº 1.571, e que tem uma ligação direta com a tendência de digitalização de serviços e com os Certificados Digitais.
Continue a leitura e entenda mais sobre o assunto!
O que é e-Financeira?
De maneira simplificada, a e-Financeira nada mais é do que mais uma obrigação acessória que deve ser cumprida pelas empresas. Criada em 2015, essa obrigação foi implementada com o objetivo de substituir a Dimof (Declaração de Informações Sobre Movimentação Financeira) e minimizar a ocorrência de erros e sonegações fiscais.
Do ponto de vista estrutural, a e-Financeira pode ser vista como um compilado de arquivos digitais relacionados à abertura, ao cadastro, ao fechamento e aos auxiliares de operações financeiras realizadas pelas empresas. Sua função básica é garantir uma escrituração mais completa e transparente.
Como ela funciona?
O funcionamento dessa obrigação acessória é totalmente eletrônico. Ou seja, o representante legal da empresa ou o seu procurador podem fazer a transmissão dos dados de forma remota, via WebService do sistema SPED, em formato XML — o qual já é padrão em outras entregas.
Para tanto, o Certificado Digital é uma ferramenta indispensável, visto que é a partir dessa tecnologia que se formaliza a transmissão dos dados ao Fisco, identificando o responsável legal ou o procurador da empresa de forma segura e juridicamente válida.
Essa transmissão, na prática, pode ocorrer de forma parcial ou integral. Caso se opte pela entrega parcial, os arquivos das movimentações financeiras, referentes ao semestre vigente, podem ser apresentados de acordo com a conclusão das movimentações de cada mês.
Para as entregas integrais, é preciso que sejam feitas semestralmente até:
- o último dia útil do mês de fevereiro: quando as informações transmitidas forem referentes ao segundo semestre do ano anterior;
- o último dia útil do mês de agosto: para as informações relacionadas ao primeiro semestre do ano em curso.
Quem deve entregar?
A e-Financeira não é uma obrigação tão ampla quanto outras exigidas pelo Fisco. Nesse sentido, apenas algumas pessoas jurídicas estão obrigadas a fazer essa entrega. Entre elas estão:
- empresas autorizadas a estruturar e a comercializar planos de previdência complementar;
- empresas autorizadas a instituir e administrar Fundos de Aposentadoria Programada Individual (FAPI);
- empresas que tenham como atividade principal ou acessória a captação, intermediação ou aplicação de recursos financeiros próprios, ou de terceiros;
- empresas que trabalham com operações de consórcio ou a custódia de valores de titularidade de terceiros;
- empresas especializadas na estruturação e comercialização de seguros pessoais.
De forma ampla, entre as empresas obrigadas a prestar as informações da e-Financeira estão as instituições bancárias, as seguradoras, as corretoras de valores, os distribuidores de títulos e valores mobiliários, as administradoras de consórcios e as entidades de previdência complementar.
Quais informações deve conter?
Como toda obrigação acessória, a e-Financeira deve conter uma série de informações, seguindo o padrão estabelecido pelo Fisco. Nesse sentido, as empresas precisam estar atentas aos dados que precisam ser inseridos nessa entrega, evitando erros e eventuais penalidades.
Entre as informações exigidas na e-Financeira estão:
- saldo existente no último dia útil do ano de qualquer conta de depósito, incluindo o de contas-poupança;
- saldo existente no último dia útil do ano de cada aplicação financeira. É necessário que o montante movimentado ultrapasse R$ 2.000,00 para pessoas físicas e R$ 6.000,00 para pessoas jurídicas;
- lançamentos de transferências entre contas do mesmo titular, as quais são feitas entre contas de depósito à vista, poupança ou em ambas as situações;
- levantamento dos rendimentos brutos, acumulados mês a mês, por aplicação, referentes a todo o ano. É necessário que esse envio seja feito de forma categorizada, discriminando o tipo de rendimento. Além disso, é preciso repassar valores referentes à venda ou ao resgaste de ativos sob custódia e ao resgate de fundos de investimento;
- transferência de recursos financeiros para o exterior quando superior a R$ 2.000,00 para pessoas físicas e R$ 6.000,00 para pessoas jurídicas;
- registros de aquisições de moeda estrangeira, seguindo o mesmo patamar das transferências — isto é, R$ 2.000, 00 para pessoas físicas e R$ 6.000,00 para pessoas jurídicas.
Como se percebe, a e-Financeira exige a escrituração de uma série de operações realizadas pela empresa ao longo do ano, o que torna a fiscalização mais efetiva.
Qual é o papel dos certificados digitais na e-Financeira?
A implantação da e-Financeira na realidade contábil das empresas faz parte do chamado Sistema Público de Escrituração Fiscal, uma iniciativa do governo que tem como foco centralizar as atividades de recepção, validação e armazenamento de documentos que fazem parte da escrituração das pessoas jurídicas.
Esse moderno sistema de cumprimento de obrigações acessórias trouxe avanços, principalmente ao substituir o uso do papel, documentos impressos e processos físicos por alternativas mais tecnológicas e eficientes.
A partir da sua implantação, por exemplo, passou a ser necessária a utilização da Certificação Digital para atender aos novos padrões do SPED e da e-Financeira. Com isso, as entregas das empresas se tornaram muito mais simples, seguras e ágeis.
Nesse sentido, se percebe que o Certificado Digital tem uma relação direta com o atendimento da e-Financeira, pois a obrigação deve ser assinada digitalmente com Certificado Digital e-CNPJ, do tipo A1 ou A3, pelo representante legal da empresa ou por intermédio de procurador constituído com Certificado Digital válido, no padrão ICP-Brasil.
Por fim, como foi possível perceber, a e-Financeira é uma obrigação que recai sobre empresas que atuam em segmentos específicos do mercado e que necessitam apresentar uma escrituração mais completa e dinâmica. Nesse contexto, o uso do Certificado Digital tem um papel determinante, pois viabiliza o cumprimento seguro dessa obrigação, além de conferir muito mais agilidade ao processo, permitindo o uso dos meios digitais.
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